Helsingin kaupungin varhaiskasvatukselle sijaisen välittäminen nopeasti ja luotettavasti Power Platformia hyödyntäen

Kuva: Helsingin kaupungin kuva-arkisto, Jussi Hellsten

Tämä asiakastarina on julkaistu alunperin huhtikuussa 2023 ja nyt kokeilun edettyä tuotantoon päivitetty vastaamaan kokonaisuutta.

Toukokuussa 2022 Helsingin kaupunki aloitti kokeilun, jossa etsittiin yrityskumppaneita prototyyppien suunnitteluun ja kokeiluun käytännössä. Meltlake sai suunnittelijan, toteuttajan ja työn fasilitaattorin roolin kolmeen kahdeksasta Helsingin kaupungin asiakaskokemuksen ja työn sujuvoittamisen kampanjan kokeiluun syksyllä 2022. Kokeilut tehtiin kolmelle eri toimialalle ja ne kaikki sisälsivät digitaalisten prosessien suunnittelua, toteutuksen prototyypin sekä suunnitelman mahdollisesta jatkototeutuksesta.  

Helsingin kaupungin Varhaiskasvatukselle varahenkilöstön välittämiseen tehtyyn prototyyppisovellukseen oltiin testijakson jälkeen niin tyytyväisiä, että jatkototeutuksen kautta kokeilu muuttui päivittäin käytössä olevaksi koordinaattoreiden arkea huomattavasti helpottavaksi digikaveriksi syksyllä 2023.

Sijaisen äkillinen etsiminen päiväkoteihin haasteena työnjohdolle

Kun päiväkodin työntekijä ei pääse töihin esimerkiksi sairastumisen takia, tarvitaan paikalle usein hyvinkin lyhyellä varoitusajalla sijainen.  

Kokeiluun lähdettäessä Helsingin kaupungin Varhaiskasvatuksella ei ollut käytössä työkalua, jonka avulla työnjohtajat olisivat voineet koordinoida korvaaviin työntekijöihin liittyvää toimintaa nopeasti. Sen sijaan tarpeellinen tieto oli hajautettuna useisiin eri tiedostoihin, joista tietojen poimiminen oli hidasta eikä tiedon ajantasaisuuteenkaan voinut täysin luottaa.

Kun aikaa etsiä korvaava työntekijä oli aamuisin usein vain pari tuntia ennen päiväkodin aukeamista, Varhaiskasvatuksen henkilöstö halusi luotettavan järjestelmän, josta tieto on nopeasti saatavilla.

Henkilöstön välittämistä ketterästi ja luotettavasti SharePoint -listoihin perustuvalla Power BI -näkymällä

Nopean kokeilun mukaisesti ratkaisun suunnittelusta pilotointiin meni vain kaksi kuukautta. Sen aikana autoimme asiakasta hahmottamaan toimintaprosessit, priorisoimaan mikä prosessissa on olennaista muuttaa, sekä teimme pilottiratkaisun.  

Nykytilan kartoituksen ja löydettyjen haasteiden perusteella toteutettiin sähköinen tietokanta SharePoint -listoihin perustuvalla Power BI -näkymällä. Sen kautta työnjohtajat pystyvät koordinoimaan toimintaa ketterämmin, kun oleellisin tieto saadaan nopeasti rajattua Teamsiin yhdistettyyn näkymään.

Pilottiratkaisulla tuettiin työnjohtoa, jotka ohjaavat sijaisten toimintaa. Sen avulla varahenkilöstöä saatiin nopeasti ja ketterästi välitettyä vajaamiehitettyyn päiväkotiin kiireenkin keskellä.  

• Henkilöstön välittäminen nopeutui huomattavasti tiedon keskittämisen ansiosta 
• Soittelu vaihdettiin Teamsiin upotettuun sovellukseen, jonka kautta sijainen saa työhöntuloviestin, jonka pystyy helposti hyväksymään tai hylkäämään
• karttanäkymän ja sen taustalla olevan automaation ansiosta sijaisen kutsumisen voi optimoida huomioimalla sijaisen ja päiväkodin välinen etäisyys
• Koordinaattorin työ sujuvoitui huomattavasti, ja aamun tilanteiden hallinta helpottuu
• Aikaa vapautuu tiedon etsimisen sijaan muihinkin töihin

“Yhteistyö sujui hyvin järjestelmän toimittajan, Meltlaken, kanssa. Suunnittelu oli sujuvaa, kun tiesin mitä halusin ja tarvitsin työtä helpottamaan, mutta toki olisi hyvä jos kehittämistyössä olisi itsellä työpari suunnittelemassa ja kartoittamassa tarpeita” Anna-Leena Olkinuora, Nopean avun päällikkö, Helsingin kaupunki.  

Teamsiin upotettu sovellus tuo valtavan ajansäästön niin koordinaattoreille kuin sijaisille

Pilottiratkaisu tuotti halutun tuloksen, joten sen kehittämistä jatkettiin syksyllä 2023 suunnitelmien mukaisesti. Meltlake lähti jalostamaan tuotantoversiota lisäämällä pilottisovellukseen vielä muutamia uusia toiminnallisuuksia:

• Automaatio hakee Helsingin kaupungin rajapinnasta kaikki päiväkodit tietokantaan, joten niitä ei tarvitse enää käsin syöttää
• Raportissa on nyt uusi ominaisuus josta näkee, kuka on sijoitettu, minne ja milloin

Käytössä sijaisten haku ja vahvistaminen on osoittautunut jopa puolet aiempaa nopeammaksi ja näin vapauttanut aikaa myös muihin johtotehtäviin.

Myös työpaine on keventynyt tiedonetsinnän helpottumisen myötä. “Sovellus toimii myös haasteellisissa tilanteissa loistavasti, koska karttasovellus kertoo henkilöstön välimatkat työpisteisiin näin voimme optimoida sen kuka menee minnekin jos vaikka julkinen liikenne ei toimi”, Anna-Leena kertoo. "Käytämme aamusijoittelussa vain sovellusta ja se nopeuttaa aamua valtavasti ja mahdollistaa henkilöstön oikean sijoittelun. Voimme paremmin huomioida myös mahdolliset muutokset aamun työpisteissä, koska aikaa jää enemmän myös tarkennuksiin."

Yhteistyö Meltlaken kanssa on toiminut hyvässä kehittämishengessä, olemme saaneet tehtyä näppäriä parannuksia sovellukseen. Sovellus toimii myös haasteellisissa tilanteissa loistavasti, koska karttasovellus kertoo henkilöstön välimatkat työpisteisiin näin voimme optimoida sen kuka menee minnekkin jos vaikka julkinen liikenne ei toimi. Olen niin iloinen, että heittäydyin mukaan tähän kehitystyöhön ja olemme yhdessä saaneet aikaan nerokkaan, mutta helposti omaksuttavan työkalun henkilöstön sijoitteluun. Tämän voisi varmasti pienellä vaivalla kopioida myös muuhun samankaltaiseen käyttöön. Anna-Leena Olkinuora, Nopean avun päällikkö, Helsingin kaupunki

Helsingin kaupungin Kokeilukiihdyttämö

Sijaisten välittämiseen liittyvän ratkaisun ensimmäinen vaihe, pilottiratkaisu, toteutettiin osana Helsingin kaupungin Kokeilukiihdyttämöä.

Kokeilukiihdyttämö on vuonna 2019 aloitettu Helsingin kaupungin digitalisaatio-ohjelma, jossa viedään erityisesti uusia digitalisaatiota hyödyntäviä työntekijöiden ideoita ketterään kokeiluun. Toteutettavien nopeiden kokeilujen kesto on yleensä noin 3 kuukautta. Kokeiluja koordinoi Helsingin kaupungin Strategiaosasto yhteistyössä yrityskumppaneiden, kuten Meltlaken, kanssa.  

Syksyn 2022 kokeilukampanjan kahdeksasta kokeilusta Meltlake toteutti myös nämä kaksi:

• ‍Helsingin kaupungin liikuntapaikkojen avainsopimusten hallinta digitaaliseksi Power Platformin avulla‍
• Helsingin kaupungin esihenkilöille Power Apps -tehtävienhallintatyökalu palvelussuhteen aloitusprosessiin

Kokeilut kilpailutettiin julkisen hankinnan kautta ja kaikki Kokeilukiihdyttämön opit ja ratkaisut ovat nähtävillä Helsingin kaupungin Kokeilugalleria-sivustolla.