Referenssi
Helsingin kaupunki
Power BI
.jpg)
Kuva: Helsingin kaupungin kuva-arkisto, Jussi Hellsten
Toukokuussa 2022 Helsingin kaupunki aloitti kokeilun, jossa etsittiin yrityskumppanien avulla ratkaisuja vaativien ratkaisujen suunnitteluun ja kokeiluun käytännössä. Meltlake sai suunnittelijan, toteuttajan ja työn fasilitaattorin roolin kolmeen kahdeksasta Helsingin kaupungin asiakaskokemuksen ja työn sujuvoittamisen kampanjan kokeiluun syksyllä 2022. Kokeilut tehtiin kolmelle eri toimialalle ja ne kaikki sisälsivät digitaalisen prosessien suunnittelua, toteutuksen prototyypin sekä suunnitelman jatkototeutuksesta.
Kun päiväkodin työntekijä ei pääse töihin esimerkiksi sairastumisen takia, tarvitaan paikalle korvaava työntekijä usein hyvinkin lyhyellä varoitusajalla.
Kokeiluun lähdettäessä Helsingin kaupungin Varhaiskasvatuksella ei ollut käytössä työkalua, jonka avulla työnjohtajat olisivat voineet koordinoida korvaaviin työntekijöihin liittyvää toimintaa nopeasti. Sen sijaan tarpeellinen tieto oli hajautettuna useisiin eri tiedostoihin, joista tarvittavan tiedon poimiminen oli hidasta eikä tiedon ajantasaisuuteenkaan voinut täysin luottaa.
Kun aikaa etsiä korvaava työntekijä oli usein vain aamulla ennen päiväkodin aukeamista, Varhaiskasvatuksen henkilöstö halusi luotettavan järjestelmän, josta ajan tasalla oleva tieto olisi nopeasti saatavilla.
Autoimme asiakasta hahmottamaan toimintaprosessit ja tämän jälkeen priorisoimaan mikä prosessissa on olennaista muuttaa tarkasti rajatussa kokeilussa.
Nykytilan kartoituksen ja löydettyjen haasteiden perusteella toteutettiin sähköinen tietokanta SharePoint -listoihin perustuvalla Power BI -näkymällä. Sen kautta työnjohtajat pystyvät koordinoimaan toimintaa ketterämmin, kun oleellisin tieto saadaan nopeasti rajattua Teamsiin yhdistettyyn näkymään.
Uuden digitaalisen ratkaisun avulla varahenkilöstöä saadaan nopeasti ja ketterästi välitettyä vajaamiehitettyyn päiväkotiin kiireenkin keskellä. Samalla kun työpaine kevenee tiedonetsinnän helpottumisen myötä, vapautuu aikaa myös muihin johtotehtäviin.
Yhteistyö sujui hyvin järjestelmän tuottajan, Meltlaken, kanssa. Suunnittelu oli sujuvaa, kun tiesin mitä halusin ja tarvitsin työtä helpottamaan, mutta toki olisi hyvä jos kehittämistyössä olisi itsellä työpari suunnittelemassa/ kartoittamassa tarpeita” Anna-Leena Olkinuora, Nopean avun päällikkö, Helsingin kaupunki
Nopean kokeilun mukaisesti ratkaisuun kokonaisuudessaan suunnittelusta pilotointiin meni kaksi kuukautta. Ensimmäisessä vaiheessa ratkaisulla tuetaan työnjohtoa, ja jatkossa ratkaisun on tarkoitus helpottamaa kaikkien prosessiin osallistuvien arkea. Toteutusta on mahdollista kehittää edelleen mm. Viestinnän ja automatisaation osalta sekä jatkojalostaa sitä myös muiden kaupungin yksiköiden käyttöön.
Kokeilukiihdyttämö on vuonna 2019 aloitettu Helsingin kaupungin digitallsaatio-ohjelma, jossa viedään erityisesti uusia digitalisaatiota hyödyntäviä työntekijöiden ideoita ketterään kokeiluun. Toteutettavien nopeiden kokeilujen kesto on yleensä noin 3 kuukautta. Kokeiluja koordinoi Helsingin kaupungin Strategiaosasto yhteistyössä yrityskumppaneiden, kuten Meltlaken, kanssa.
Syksyn 2022 kokeilukampanjan kahdeksasta kokeilusta Meltlake toteutti myös nämä kaksi:
Kokeilut toteutettiin julkisen kilpailun kautta ja kaikki Kokeilukiihdyttämön opit ja ratkaiskut ovat nähtävillä Helsingin kaupungin Kokeilugalleria-sivustolla.