Helsingin kaupunki siirtyi Excelin manuaalisesta käsittelystä automaatiota hyödyntävään oppilasvalintaan Power Platformin avulla

Helsingin kaupungin perusopetuksen oppilaaksiotto oli pitkään haasteellinen ja työläs prosessi, joka vaati tuhansien Excel-rivien manuaalista käsittelyä, turvasähköpostien lähettämistä ja monien ihmisten aikataulujen yhteensovittamista. Prosessi oli virhealtis, ajoittain stressiä aiheuttava ja aikaa vievä. Power Platformin automaatiota hyödyntävän ratkaisun käyttöönoton jälkeen manuaalinen työ on vähentynyt merkittävästi ja asiointikokemus, yhdenvertaisuus sekä läpinäkyvyys parantuneet.

Helsingin kaupungin perusopetuksen oppilaaksiotto oli pitkään haasteellinen ja työläs prosessi

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala huolehtii kaupungin varhaiskasvatuksesta, esiopetuksesta, perusopetuksesta ja lukiokoulutuksesta, suomenkielisestä ammatillisesta koulutuksesta sekä vapaasta sivistystyöstä.

Helsingissä tuhansia nuoria siirtyy vuosittain 7. luokalle. Suuri osa hakijoista hakee sekä kaupungin kouluihin että yksityiskouluihin, kuitenkin enintään viiteen eri opetusvaihtoehtoon. Noin puolet hakee painotettuun opetukseen. Painotetun opetuksen oppilasvalintoihin vaikuttavat valintakokeet ja niiden pisteytykset. Lisäksi oppilasvalintoihin vaikuttavat hakutoiveet ja muut valintakriteerit. Helsingissä toimii myös kymmenkunta yksityiskoulua, jotka ovat sopimuskouluina osa oppilaaksiottoa.

Oppilaaksiotto hoidettiin aiemmin keskitetyllä Excel-tiedostolla, johon oppilasvalintaan liittyvät pisteet syötettiin koulujen lähettämistä omista Excel-tiedostoista. Excel oli kymmenien ihmisten yhteisessä käytössä, ja valintoja varten Excel-rivejä saattoi olla käsiteltävänä tuhansia. Tämä teki taulukon käsittelystä työlästä ja epäkäytännöllistä. Koska oppilasvalintoja tehdään syklisesti, venähtivät käsittelijöiden työpäivät usein myös pitkiksi valintojen aikana.

Kaupunki etsi sopivaa teknistä ratkaisua, joka voisi automatisoida ja nopeuttaa oppilaiden sijoittelua eri kouluihin. Tavoitteena oli kehittää digitaalinen oppilaaksioton prosessi, joka on yhtenäinen, yhdenvertainen ja läpinäkyvä sekä kaupungin koulujen että yksityiskoulujen kesken ja stressittömämpi työntekijöille.

Power Platformilla luotiin ketterä automaatiota hyödyntävä oppilasvalintaratkaisu

Meltlaken oppilasvalintaratkaisu on kehitetty Power Platformin avulla ratkaisemaan edellä mainittuja haasteita. Ratkaisu suunniteltiin iteratiivisesti hakuprosessin ehdoilla, jolloin itse prosessia ei tarvinnut muuttaa. Käytimme Microsoftin Power Platformia luomaan automatisointeja hyödyntävän, helppokäyttöisen ja ketterän oppilasvalintaratkaisun, joka ottaa huomioon kaupungin tavoitteet ja kriteerit.

Erillisen järjestelmän sijaan kokonaisuus luotiin moduuleista, joissa hyödynnettiin Power Platformia sekä muita Microsoftin teknologioita:

  • Power Apps canvas ja model-driven sovelluksia
  • Power Automatea integrointiin
  • Dataverseä tietojen tallentamiseen
  • Power BI:tä raportteihin ja tilannekuviin
  • Logic Appsia valinta- ja arvontalogiikan toteuttamiseen
  • Teamsia tarjoamaan loppukäyttäjille sovellukset ja raportit tuttua reittiä pitkin
  • Entra ID:tä sisäisten ja vieraskäyttäjien hallintaan

Moduuleista luotu kokonaisuus on kustannustehokkaampi ratkaisu kuin järjestelmä, ja ratkaisu muotoutui vaatimusten selkiytyessä kehityksen aikana noin puolessa vuodessa. Oppilasvalintaratkaisu kerää tiedon useasta eri järjestelmästä. Ratkaisuun rakennettu valintalogiikka mahdollistaa oppilaiden sijoittelun eri kouluihin ja opetusmuotoihin automaatioita hyödyntäen valintakriteerien ja hakutoiveiden perusteella.

Helsingin kaupungin oppilasvalintaratkaisu, prosessikuvaus

Oppilasvalintaratkaisua ei ollut mahdollista automatisoida täysin, mutta se on suunniteltu helpottamaan oppilasvalintojen tekemistä. Manuaalinen työ on vähentynyt merkittävästi ja työntekijöiden aikaa on säästynyt. Asiakas vaihtoi moderniin toimintamalliin siirtyessään niin sanotusti palvelusta itsepalveluun: Aikaisemmin valintakokeiden pistetiedot ja valintojen tulokset jouduttiin lähettämään suojatulla sähköpostilla koulukohtaisesti, kun taas nyt koulusihteerit ja rehtorit voivat täyttää valintakokeiden pisteet sovelluksen avulla ja tarkastella valintojen tuloksia raporteilta.

Helsingin kaupungin oppilasvalintaratkaisun raportti: Valintapisteet
Helsingin kaupungin oppilasvalintaratkaisun raportti: Siirtyvät oppilaat

Vaikka käyttäjät voivat tulla useista eri organisaatioista, eli tenanteista, ratkaisun käyttöön ei tarvita uusia tunnuksia. Ratkaisun tietoturvallinen käyttö varmistetaan tarkastelemalla käyttöoikeuksia monella eri tasoilla ja monissa paikoissa.

Teimme tiivistä yhteistyötä asiakkaan kanssa koko projektin ajan, ja se toteutettiin seuraavien vaiheiden mukaisesti:

Oppilasvalintaratkaisuprojektin vaiheet

Oppilaaksioton asiantuntija Anni Holopainen, joka yleensä itse on vetovastuussa, kun suunnittelee ja toteuttaa projekteja, on nauttinut siitä, että projekti oli Meltlaken puolelta hyvin johdettu. Meltlake johti kokonaisuutta, delegoi ja huolehti aikataulusta. Meltlaken sisäisellä tiimillä oli selkeä yhteinen päämäärä ja tieto kulki saumattomasti.

”Kun toiveet oli osannut selittää tarpeeksi hyvin, niin keinot niiden toteuttamiseen löytyivät aina. Meltlaken kaverit on ihan jäätävän taitavia siinä mitä tekee.” -Anni Holopainen, Pedagoginen asiantuntija, Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Uusi toimintamalli on nyt luotu oppilaaksiottoon. Seuraava askel on vahvistaa kokonaisuuteen liittyen kasvatuksen ja koulutuksen toimialan oman tietohallinnon roolia sekä omavaraisuutta tulevaisuuden projekteja varten.

Automatisoitu oppilasvalintaratkaisu helpottaa ja nopeuttaa oppilaaksiottoa Helsingin kaupungin perusopetuksessa

Projektin tuloksena luotiin automaatioita hyödyntävä oppilasvalintaratkaisu, mikä helpottaa ja nopeuttaa oppilaaksiottoa Helsingin kaupungin perusopetuksessa. Uusi toimintamalli on vähentänyt työkuormaa ja stressiä sekä kouluilta että hallinnon henkilöstöltä. Valintaprosessin vaiheet ja työkalut ovat selkeämpiä ja helpommin hallittavissa. Oppilasvalintaratkaisu on parantanut yhdenvertaisuutta ja läpinäkyvyyttä. Tämä syklinen ratkaisu on muuttanut toimintatapoja ja tehnyt oppilasvalintojen prosessista tehokkaampaa sekä mielekkäämpää kaikille osapuolille.

Oppilasvalintaratkaisu on vaikuttanut isosti myös tiedolla johtamisen mahdollistamiseen, kun projektissa luodut Power BI -raportit mahdollistavat oppilasvirtojen tarkastelun ja palveluverkon kehittämisen myös tulevaisuudessa. Oppilasvalintaratkaisua 7. luokkalaisten oppilaaksiottoon hyödynnettiin ensimmäisen kerran keväällä 2023.

Helsingin kaupungin oppilasvalintaratkaisun raportti: Yhteenveto oman koulun hakutilanteesta

Uuden ratkaisun myötä:

  • 100 ihmisen arki helpottui Excelin manuaalisen työstön poistumisen myötä.
  • Hakuprosessia saadaan lyhennettyä tulevaisuudessa usealla viikolla.
  • Pisteiden syöttö on helppoa ja tietoturvallista sovelluksen kautta.
  • Koulusihteerit ja rehtorit näkevät raporteilta ajoissa tiedot hakijoista, missä prosessi etenee sekä lopulta valintatulokset.
  • Johto voi seurata raporttien kautta mm. hakutilastoja ja prosessin etenemistä.
  • Oppilaaksioton asiantuntija pystyy hallitsemaan valintaprosessiin liittyviä asioita kuten kouluja, käyttäjiä sekä valintoja.
  • Systemaattiset virheet on helpompi huomata kuin manuaaliset.
  • Monen vuoden järjestelmäkehityksen sijaan Power Platformilla on saatu konkreettisia lopputuloksia nopeasti.

Meltlaken oppilasvalintaratkaisu on osoittanut, että muutos kohti modernimpia työtapoja on mahdollista myös perinteisemmässä kaupunkiorganisaatiossa. Kouluissa käyttäjien rooli muuttui digiloikan myötä ja Holopainen oppi projektin aikana uusia asioita modernin teknologian hyödyntämisestä. Projekti on myös antanut arvokasta lisätietoa asiakkaalle siitä, mitä tulevaisuudessa voidaan saattaa kuntoon.

”Meltlaken avulla olemme ottaneet oppilaaksioton prosessissa valovuoden mittaisen edistysloikan.”  -Anni Holopainen, Pedagoginen asiantuntija, Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Power Platformilla luotua modulaarista kokonaisuutta sovelletaan jatkossa ketterästi kaupungin muihinkin hakuihin

Oppilasvalintaratkaisua on jatkokehitetty ja hiottu 2024 kevään hakuihin entistä paremmaksi. Koska oppilasvalintaratkaisu ei ole täysin automatisoitu järjestelmä, vaan moderneja työkaluja hyödyntävä kokonaisuus, tulee asiakas toistaiseksi tarvitsemaan Meltlaken teknistä apua tulevaisuudessakin.

Vuonna 2024 oppilasvalintaratkaisun hyödyntäminen on laajentunut painotettuun opetukseen hakevien 3. luokkalaisten valintoihin sekä koulutulokkaiden hakuihin. Lisäksi oppilasvalintaratkaisua muokataan koulutulokkaiden hakemiseen sovellettavaksi, sillä tulevien 1. luokkalaisien tietoja käsitellään toisessa järjestelmässä, missä on erilainen toimintalogiikka. Tämä on mahdollista, koska Power Platform ja muut oppilasvalintaratkaisussa käytetyt teknologiat sopivat hyvin modulaarisen ratkaisun tekemiseen. Alusta siis mahdollistaa erilaisten joustavien ratkaisujen luomisen, mitkä voidaan räätälöidä asiakkaan mihin tahansa hakuun soveltuvaksi.

Helsingin kaupungin oppilasvalintaratkaisun raportti: Yhteenveto valinnoista

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala huolehtii kaupungin varhaiskasvatuksesta, esiopetuksesta, perusopetuksesta ja lukiokoulutuksesta, suomenkielisestä ammatillisesta koulutuksesta sekä vapaasta sivistystyöstä. Toimiala järjestää myös ruotsinkielisiä palveluja ja tukee kaupunkilaisten elinikäistä oppimista.

Kiitos! Olemme sinuun yhteydessä pikimmiten!
Hupsista! Lomakkeen lähetys ei nyt jostain syystä onnistunut.
Laitathan sähköpostia osoitteeseen kyselyt@meltlake.com niin palaamme asiaan!