Digitaalinen työympäristö Laakson yhteissairaalan rakennushankkeen vauhdittajana

Toteutimme Laakson Yhteissairaalan rakennushankkeelle digitaalisen työympäristön. Hankkeessa työskentelee satoja ihmisiä yli 30 yrityksen verkostosta. Tyhjältä pöydältä rakennettu digitaalinen Microsoft -työympäristö mahdollistaa Laakson yhteissairaalan rakennushankkeelle modernit työtavat, tilannekuvan ja raportoinnin sekä keskitetyn henkilöstöhallinnon ja perehdytysprosessin.

Haaste

Laakson yhteissairaalan rakennushankkeessa työskentelee satoja ihmisiä yli 30 yrityksen verkostosta ja sen tekeminen tulee vaikuttamaan monien ihmisten elämään tulevien vuosien aikana. Hankkeen johtamista, viestintää, tiedonhallintaa ja tilannekuvan välittämistä varten allianssi on asettanut tavoitteeksi kehittää yhden rakennusalan parhaista tiedonhallintaympäristöistä, jolla vastataan tiedolla johtamisen ja tiedon välittämisen tehokkaaseen tarpeeseen.

Tyhjältä pöydältä rakennettu digitaalinen Microsoft työympäristö mahdollistaa Laakson yhteissairaalan rakennushankkeelle modernit työtavat, tilannekuvan ja raportoinnin sekä keskitetyn henkilöstöhallinnon ja perehdytysprosessin. Hanke jatkuu vuoteen 2030 saakka ja myös työympäristön kehitys- ja ylläpitotyö jatkuu edelleen.

Laakson yhteissairaalan allianssi uudistaa koko Laakson sairaala-alueen. Hanke rakentaa kolme uutta sairaalaa ja korjaa kolme nykyistä sairaalaa. Allianssi tekee tilat psykiatristen ja fyysisten (somaattisten) sairauksien hoitoon samaan paikkaan. Koko kohteen rakentaminen kestää n. vuoteen 2030 asti.  

Hankkeen toteuttamisen avuksi/koordinoimiseksi haluttiin luoda moderni digitaalinen työympäristö, jotta työn tekeminen eri organisaatioista tulevien henkilöiden välillä olisi tehokasta, avointa ja miellyttävää uusimmilla ja yhteen toimivilla työkaluilla. Tärkeänä tavoitteena oli myös päätöksenteon ja johtamisen mahdollistaminen tiedon avulla.

”Tämä vaativa ja onnistunut yhteishanke on erinomainen osoitus siitä, mitä järjestelmällisellä digitaalisten työvälineiden käyttöönotolla, toimivalla kommunikaatiolla ja asiantuntevan kumppanin avulla voidaan saada aikaiseksi. Voin ylpeänä todeta, että allianssina olemme rakentamassa sairaalaa, jonka digitaalinen työympäristö tukee kehittymistä myös jatkossa. ” Marko Virtanen, Toimitusjohtaja ,LYS

Lähestymistapamme 

Kehitystyötä tehtiin ketterästi Scrum-menetelmiä hyödyntäen. Scrum-tiimi koostui eri osa-alueiden osaajista, jolloin pystyttiin hyödyntämään kunkin tekijän syväosaamista tarvittavilla teknologia-alueilla.  

Kuuden kuukauden aikana mittavalle rakennushankkeelle käyttöönotettiin Microsoft Teams, intranet ja dokumenttienhallinta SharePointissa sekä toiminnalle kriittiset tilannekuvaraportit Power BI:llä. Hankkeen data-alusta rakennettiin Azure-pilveen ja hankkeen henkilöstöhallintaa ja perehdytysprosessia varten luotiin Power Apps - ja Power Automate - ratkaisuja. Käyttöönoton lisäksi tuimme sekä pää- että loppukäyttäjiä uudenlaisessa yritysverkostoon perustuvassa työntekoympäristössä.

Modernin työn ympäristö verkostoa varten

 Mittavan kokoisen hankkeen hallinnassa modernin työympäristön rooli on äärimmäisen tärkeä. Kommunikaation mahdollistaa vieraskäyttöön otettu Teams sekä hanketta varten luotu intranet Pulssi. Kaikki dokumentit sijaitsevat keskitetysti ja hallitusti SharePointissa. Hankkeen etenemistä seurataan yhteisestä kalenterista, jolloin projektin eteneminen on läpinäkyvää kaikille osapuolille. Modernin työn pelikirja kertoo mitä digitaalista työkalua on tarkoitus käyttää mihinkin tarkoitukseen, kenen käyttöön työkalut on tarkoitettu sekä miten käyttöoikeudet määräytyvät.

Henkilöstöhallinta ja perehdytysprosessi

Henkilöhallinta näyttelee myös merkittävää roolia allianssissa, jossa on yli 500 henkilöä, ja jotka vielä tulevat yli 30 eri organisaatiosta. Kustannustehokkaan ja monikäyttöisen SharePointin päälle on rakennettu mm. perehdytysprosessi tentin ja hyväksyntöjen kera sekä koko verkoston jäsenten hallinta. Henkilöhallinnassa on käytetty myös kattavasti Power Platformin eri osa-alueita, mm. oikeuksien antaminen on automatisoitu ja perehdytyksistä sekä henkilöistä organisaatioittain on saatavilla raportteja.

Tilannekuvaraportointi

Hankkeen etenemistä seurataan Power BI -raporttien avulla. Raportointi on jatkuvaa ja reaaliaikaista, jolloin tarvittavat henkilöt pysyvät koko ajan kartalla missä mennään esim. kehitysvaiheen kustannusten ja riskienhallinnan osalta. Raporteilta näkyvät myös kehitysideat, päätöslokit, henkilöstöhallinta sekä tukipyynnöt. Raportteja julkaistaan Teamsissä sekä kootusti LYSin intranetissa. Premium-lisenssi mahdollistaa kaikille allianssiin kuuluville pääsyn raporteille.

Tehokkaan raportoinnin mahdollistaa hankkeessa hyödynnetty keskitetty tietovarasto, jonne dataa tuodaan automaattisesti Data Factoryn avulla useista hyvin erilaisista lähteistä päivittäin. Kustannustehokas SQL-tietokanta on myös raportoinnin ja muiden sovellusten käytössä. Tietoalustan automaattinen monitorointi auttaa vikatilanteiden tunnistamisessa ja mahdollistaa nopean reagoinnin tarvittaessa.

Mitä saavutimme

  • Yli 500 käyttäjän moderni digitaalinen työympäristö saatiin pystytettyä alle neljässä kuukaudessa
  • Tilannekuvat ja raportit ovat kaikkien hankkeeseen osallistuvien hyödynnettävissä
  • Sujuva tiedonkulku, kommunikaatio ja yhteistyö yli 30 organisaation allianssille.

Asiakas

Laakson sairaala-alueelle toteutetaan Helsingin kaupungin ja HUS:n yhteishankkeena tilat, joissa on yhteensä 922 sairaalasijaa ja 10 asumisvalmennuksen paikkaa. Hankkeen toteuttamiseksi on perustettu Helsingin kaupungin ja HUS:n puoliksi omistama kiinteistöosakeyhtiö Laakson yhteissairaala. Hanke toteutetaan allianssimallilla.

Ota yhteyttä

Haluatko kuulla lisää? Business Manager Eveliina Ormio kertoo mielellään lisää tästä projektista, eveliina.ormio@meltlake.com, puh. 050 408 1512.