Kuntarahoitus panostaa arjen sujuvuuteen ja yhteisiin toimintatapoihin - Modernin työn valmentaja tukee muutoksessa

Meltlaken ja Kuntarahoituksen välinen kumppanuus alkoi syksyllä 2021 design-sprintillä, jossa yhteisen tekemisen meininkiä myös testattiin. Siitä lähtien kumppanuutta on jatkettu niin tiedostojen pilveen siirtämisessä, intranetin uusimisella ja siihen liittyvien hallintamallien ja pelikirjojen luomisella kuin Teamsin toimintamallien kehittämisellä. Oma projektinsa on myös Power App -sovellukset, joita Kuntarahoituksessa on toteutettu..

Moderniin työhön kuuluu teknologioiden käyttööntuonnin lisäksi työn sujuvoittamista ja toimintamallien luomista

Moderniin työhön liittyy paljon työtä, mikä ei suoraan näy loppukäyttäjille uusina hienoina teknologioina ja toiminnallisuuksina, vaan keskittyy uusien toimintatapojen perustuksien luomiseen ja hallintamallien, pelikirjojen ja toimintamallien ylläpitämiseen.

Viimeisten vuosien aikana modernin työn matkaan liittyvä muutos on ollut valtava Kuntarahoituksessa, jossa työurat usein ovat pitkiä ja vanhat toimintatavat syvälle juurtuneita. Moni kuntarahoituslainen oli esimerkiksi toiminut verkkolevymaailmassa jopa yli vuosikymmenen, joten pilvipalveluiden pariin opastaminen oli tärkeää. Toisinaan uusien toimintamallien opettamisen lisäksi on niin perusteltu muutostarvetta, puhuttu sen puolesta kuin kannustettu oppimaan uutta silloin, kun tarvetta muutokseen ei välttämättä arjen keskellä huomata.

Työn sujuvoittaminen ja toimintamallien luominen ovat asioita, jotka modernin työn kehitysryhmää sisäisesti vetävä kehityspäällikkö Tiina Lammi nostaa esille, kun puhutaan siitä, miksi moderniin työhön kannattaa panostaa ja miten siinä onnistutaan.

”Hyvistä asiantuntijoista kannattaa pitää kiinni. Kannattaa pitää huolta siitä, että työelämässä peruspilarit toimivat, jotta voi keskittää kapasiteetin asiantuntijuuteen eikä tarvitse tapella perustoiminnallisuuksien kanssa.” Tiina Lammi, kehityspäällikkö, Kuntarahoitus

Muutos on kannattanut, sillä kokonaisuudessaan uudet tavat ovat edistäneet työntekijäkokemusta.

Moderni työ vaatii ennen kaikkea omistajuutta, panostamista ja paljon näkymätöntä työtä

Modernimman työskentelykulttuurin edistäminen vaatii onnistuakseen selkeää omistajuutta. Koko muutoksen ajan Kuntarahoituksessa on ollut oma sisäinen modernin työn kehitysryhmä, joka koostuu HR:n, viestinnän ja IT:n edustajien lisäksi Meltaken modernin työn valmentajasta, joka on kulkenut mukana koko muutosmatkan ajan.  

Ryhmässä on luotu kuntarahoituslaisille modernin työn toimintamalleja, joissa määritellään mitä sovelluksia käytetään missäkin tapauksessa, mitä asioita kehitetään ja millä syklillä sekä kenen vastuulla asiat ovat.  

Tavoitteet edistyvät, kun talotason yhteisistä pelisäännöistä ja asian kehittämisestä vastaa siihen vihkiytynyt ryhmä. Kun asiat keskitetään modernin työn kehitysryhmälle, on niitä myös helpompi käyttöönottaa organisaation sisällä hallitusti ilman, että jokaisella toiminnolla tai yksiköllä olisi omat toimintamallit. Myös epäkohtia on helpompi lähteä purkamaan kehitysryhmän kautta.

Arjen sujuvoittamisen lisäksi työhön kuuluu osaamisen kasvattaminen ja käyttöön valittujen M365-sovelluksien kouluttaminen mm. Digivartti-konseptin kautta. Käytännössä se tarkoittaa esimerkiksi dokumentin käsittelyyn ja jakamiseen liittyvien parhaiden käytänteiden jakamista vartin mittaisissa koulutushetkissä.

Kehitysryhmän tavoitteet juontuvat yhtiön suuremmista strategioista ja visoista. Tavoitteiden seurannassa sovelletaan muutoksen johtamista tukevaa OKR-mallia, joka on todettu toimivaksi tavaksi mitata modernin työn edistymistä. OKR-mallista pilkotut konkreettiset tehtävät lisätään Planneriin, josta edistymistä on helppo seurata viikko- ja sprinttitasolla.

Modernin työn valmentaja pitää pyörät pyörimässä ja katseen horisontissa

‍Modernin työn kehitysryhmä on siinä mukana oleville kuntarahoituslaisille yksi omaan toimenkuvaan kuuluvista vastuualueista, sivujuonne, johon panostetaan muun työn ohella.

Siksi ryhmässä on mukana myös ulkopuolinen Modernin työn valmentaja Anton Laine, jonka tehtävänä on seistä fläppitaulun edessä varmistamassa, että modernin työn pelikirjat, hallintamallit ja ideat oikeasti toteutetaan. Isossa roolissa on myös kuntarahoituslaisten osallistaminen sekä tiedon ja palautteen kerääminen koko organisaatiolta. Tarvittaessa Anton laittaa myös itse kädet saveen.

”Vaikka rooli modernin työn kehitysryhmässä onkin kuntarahoituslaisille sivujuonne kaikkien muiden vastuiden ohessa, ei työtapojen kehittäminen tällä tasolla onnistuisi ilman sitoutumista ja heittäytymistä mukaan täysillä. On ollut hienoa nähdä miten modernin työn ryhmälle yhdessä luomamme toimintamallit ja hallintamallit ovat alkaneet juurtua osaksi työarkea ja pyöriä rutiininomaisesti viikko, kuukausi ja vuositasolla. Kulunut fraasi, mutta pätee erinomaisesti tässäkin tilanteessa: paperilla helppoa, käytännössä vaikeaa. Kun jokaiselle on selkeää, missä roolissa toimii ryhmässä, mitkä ovat ryhmän toimintatavat ja kun tavoitteet on asetettu riittävän konkreettisiksi, on onnistuminen muiden tehtävien lomassa kuitenkin mahdollista.” kuvaa modernin työn valmentaja ja konsultti Anton Laine.

Microsoft-teknologiakonsulttitalon edustajana modernin työn valmentaja tuo ryhmälle myös arvokasta tuoreinta saatavilla olevaa tietoa teknologioista ja niiden hyödyntämisestä, sekä muissa organisaatioissa hyväksi havaituista toimintamalleista. Tätä ei olisi saatavilla ainoastaan sisäisen työryhmän kanssa toimiessa. Antonin lisäksi myös muita Meltlaken modernin työn ammattilaisia on mukana valmentamassa ja varmistamassa, että asiat edistyvät.

Meltlakella on paljon kokemusta ja näkemystä siitä, miten näitä asioita muissakin organisaatioissa tupataan hoitaa, sellaista kuratointia meidän suuntaan. Näiden vuosien aikana mukana on ollut paljon asiantuntijoita erilaisissa rooleissa erilaisten tehtävien alla, josta saadaan laajasti teidän näkemys eri alueilta niin, että meidän ei tarvitse keksiä pyörää itse joka kerta uudelleen. Tiina Lammi, kehityspäällikkö, Kuntarahoitus

Moderniin työhön siirtyminen on mahdollistanut etätyön ja kasvattanut henkilöstötyytyväisyyttä

Modernin työn matkaan kokonaisvaltaisesti panostaminen on mahdollistanut etätyöskentelymallin laajentamisen niin, että nykyään kuntarahoituslaisia asuu myös pääkaupunkiseudun ulkopuolella. Erityisen tärkeässä roolissa on organisaatiotason yhteiset toimintamallit ja pelisäännöt esimerkiksi viestintäkanavien käytöstä.

”Toimiakseen hybridityö vaatii sen, että me panostetaan osaamiseen ja toimintamalleihin. Se, että meillä on johtamismallit kunnossa, vaatii myös sen, että meillä on työvälineet siihen. Teams on vähän kuin se konttori täällä hybridimaailmassa. Jos me puhutaan siitä, että hommat toimii konttorilla paikan päällä, niiden pitää toimia muuallakin.” sanoo Tiina Lammi.

Etätyön mahdollistaminen näkyy myös mitatusti kasvaneessa työntekijätyytyväisyydessä, kun henkilöstökokemus on parantunut joustavuuden lisäännyttyä. Myös asiantuntijoiden aikaa oleellisen säästyy, kun arki on sujuvampaa ja asioilla on selkeät paikat.

” Työn sujuvoittaminen kaikilla eri tasolla tuo hyötyä. Jos pystyt vaikka jollain paremmalla tavalla järjestelemään dokumenttien hallintaa tai jotain missä säästyy aikaa eikä tarvitse etsiä jotain tietoa montaa minuuttia päivässä niin kyllähän se kokonaisuudessaan säästää aikaa ja lisää hyvää työntekijäkokemusta.” Tiina Lammi, kehityspäällikkö, Kuntarahoitus

Jatkuva kehitystyö antaa vapautta modernin työn matkan jatkamiseen

Modernin työn toiminnalla on Kuntarahoituksella jo vankka pohja, ja ensimmäistä kertaa siihen liittyvät teknologiaprojektit on ainakin toistaiseksi saatu päätökseen. Jotta positiivinen kehitys ei kuitenkaan tyssää, työ jatkuu Meltlaken modernin työn valmentajan kanssa. Työntekijöiden arjessa auttaminen ja sen sujuvoittaminen, intranetin kehittäminen ja työ dokumentinhallinnan äärellä jatkuu myös vuonna 2024.    

Innostuminen kuuluu olennaisena osana työhön, jonka tarkoitus on tutkia uusia teknologioita ja niihin liittyviä mahdollisuuksia sekä toimintatapoja. Myös maailma on jatkuvien muutosten alla, joihin pitää mukautua. Ensin tuli hybridityö ja nyt nurkan takana lymyää jo tekoälyn tuomat muutostarpeet töiden tekemisen tapaan. Lisäksi jokainen keskustelu eri toimintayksiköiden ja tiimien kanssa on mahdollisuus tunnistaa tarpeita, avun paikkoja sekä avata modernin työn mahdollisuuksia ydintiimiläisten ulkopuolelle.  

Kuntarahoitus

Kuntarahoitus on kuntien, Kevan ja valtion omistama rahoituslaitos, joka tarjoaa monipuolisia rahoituspalveluja kuntasektorille ja sosiaaliseen asuntotuotantoon. Kuntarahoitus on alansa arvostettu toimija ja oman segmenttinsä markkinajohtaja Suomessa. Kuntarahoituksella työskentelee noin 180 asiantuntijaa.  Kuntarahoitus tuottaa tehokkaasti ja joustavasti asiakkaiden arvostamia rahoitusratkaisuja. Suomessa Kuntarahoitus on asiakasryhmälleen tärkein rahoittaja.