Helsingin kaupungin liikuntapaikkojen avainsopimusten hallinta digitaaliseksi Power Platformin avulla

Toukokuussa 2022 Helsingin kaupunki aloitti kokeilun, jossa etsittiin yrityskumppaneita toteuttamaan vaativien ratkaisujen suunnittelua ja kokeilua käytännössä. Meltlake toimi yrityskumppanina kolmessa kahdeksasta Helsingin kaupungin asiakaskokemuksen ja työn sujuvoittamisen kokeilusta. Kokeilut toteutettiin syksyllä 2022 eri toimaloille ja ne kaikki sisälsivät digitaalisen prosessien suunnittelua, toteutuksen prototyypin sekä suunnitelman jatkototeutuksesta.

Paperinen prosessi esteenä sujuvalle sopimusten käsittelylle

Helsingin kaupungin liikuntapaikkojen avaimiin liittyvät sopimukset käsiteltiin kokeiluun lähtiessä paperisena. Paperinen arkistointi luo kuitenkin haasteita niin löydettävyyden kuin tietojen päivittämisen ja ajantasaisuuden suhteen.  

Kokeilukiihdyttämön kokeilussa tavoitteena olikin liikuntapaikkojen avainsopimuksien prosessin siirtäminen paperisesta palvelusta digitaaliseen palveluun niin, että manuaalinen arkistointi sekä tiedonsiirto automatisoituisi.

Avaintenhallintaprosessin digitalisointi Power Platformia hyödyntäen

Yhdessä liikuntapaikkojen vastuuhenkilöiden kanssa suunnittelimme prototyypin kokonaisvaltaiselle avaintenhallintaratkaisulle. Ratkaisu sisältää digitaalisen prosessin sopimuksen allekirjoituksesta avaimien luovutukseen sekä avaimien sähköisen inventaarioratkaisun, jota käytetään Power Apps –sovelluksella ja Power BI:llä. Tämä avaimien inventaarioratkaisu saatiin pilotointivaiheeseen nopean kokeilun mukaisesti vain muutaman kehityspäivän jälkeen.

Ratkaisu suunniteltiin niin, että siihen on myöhemmin helppo lisätä sähköinen allekirjoitus -ominaisuus, joka voidaan toteuttaa sovelluksen seuraavassa kehitysvaiheessa. Kun jo suunnitteluvaiheessa huomioidaan mahdollisuudet laajentaa ratkaisu käsittämään koko prosessi, vältetään jatkokehityksessä esteet laajentamiselle.

Digitaalinen käyttökokemus = parempi käyttökokemus

Avaintenhallintaprosessin digitalisoinnilla niin Liikuntapalveluiden työntekijöiden kuin asiakkaidenkin käyttökokemusta voidaan parantaa merkittävästi.

• Sopimuksiin liittyvät dokumentit saadaan hallintaan ja avaininventaario ajan tasaiseksi
• Yhdenkään osapuolen ei tulevaisuudessa tarvitse käsitellä paperisia dokumentteja, joissa on vuokraajan henkilötietoja
• Sähköinen prosessi tulee vapauttamaan työaikaa lisäarvoa tuottaviin tehtäviin

“Suurin parannus on ehdottomasti liikuntapalveluiden työntekijöiden käyttökokemuksessa: käyttömukavuus, luotettavuus ja ajantasaisuus lisääntyy merkittävästi” Aleksi Fonselius, Liikuntapaikkavarausten yhteyskoordinaattori, Helsingin kaupunki

Helsingin kaupungin Kokeilukiihdyttämö  

Kokeilukiihdyttämö on vuonna 2019 aloitettu Helsingin kaupungin digitallsaatio-ohjelma, jossa viedään erityisesti uusia digitalisaatiota hyödyntäviä työntekijöiden ideoita ketterään kokeiluun. Toteutettavien nopeiden kokeilujen kesto on yleensä noin 3 kuukautta. Kokeiluja koordinoi Helsingin kaupungin Strategiaosasto yhteistyössä yrityskumppaneiden, kuten Meltlaken, kanssa.

Syksyn 2022 kokeilukampanjan kahdeksasta kokeilusta Meltlake toteutti myös kaksi muuta: 

• ‍Helsingin kaupungin varhaiskasvatukselle varahenkilöstön välittäminen nopeasti ja luotettavasti Power Platformia hyödyntäen‍
• Helsingin kaupungin esihenkilöille Power Apps tehtävienhallintatyökalu palvelussuhteen aloitusprosessiin
  ‍

Kokeilut toteutettiin julkisen kilpailun kautta ja kaikki Kokeilukiihdyttämön opit ja ratkaisut ovat nähtävillä myös Helsingin kaupungin Kokeilugalleria -sivustolla.