Helsingin kaupungin esihenkilöille Power Apps -tehtävienhallintatyökalu palvelussuhteen aloitusprosessiin

Helsingin kaupunki etsi syksyllä 2022 nopeiden kokeilujen kautta ratkaisuja digitaalisten prosessien kehittämiseen.

Yhtenä kolmesta kokeilusta Meltlake toteutti jo muutaman vuoden osalla esihenkilöistä käytössä olleeseen Power Apps –sovelluksen päällä toimivaan tehtävienhallintatyökaluun kolme pienempää kokeilua. Ratkaisussa hyödynnetään SharePoint -sivustoja ja listoja sekä loppukäyttäjien käytössä jo ollutta Power Apps –sovellusta.

Tehtävienhallintatyökalun käyttökokemus ja tietoturvallisuus kaipasi parannusta

Käyttökokemus ja työn helppous on esihenkilöille erityisen tärkeää, koska työntekijän aloitusprosessiin liittyy kymmeniä eri tehtäviä järjestelmäoikeuspyynnöistä oikeanlaisten työasujen saamiseen.

Nyt osalla Helsingin kaupungin esihenkilöitä oli käytössään palvelusuhteen aloitusprosessiin liittyvien tehtävien tukena Power Apps –sovelluksella toteutettu tehtävienhallintatyökalu, mutta siihen ei oltu täysin tyytyväisiä.

Olemassaolevaan sovellukseen toivottiin kokeiluun lähdettäessä parempaa käyttöliittymäkokemusta, jotta työntekijöiden kognitiivista kuormaa voitaisiin laskea. Samalla sen käyttöä haluttiin laajentaa tietoturvallisesti myös muille toimialoille.  

Tehtävienhallintatyökalu SharePoint-sivustoilla ja Power Apps –sovelluksen jatkokehittämisellä käyttöön kaikille toimialoille

Suunnittelimme ja koestimme teknisen arkkitehtuurin, joka mahdollistaa tietoturvallisen sovelluksen käytön toimialojen yli toimittaessa.  

Esihenkilöille luotiin useita SharePoint -sivustoja ja niihin listoja tehtävien helpompaan hallintaan. Lisäksi luotiin kokonaan uusi käyttöliittymä, joka parantaa Power Apps -sovelluksen selainversion käyttökokemusta hyödyntämällä koko työpöytäkoneen näytön tilaa paremmin.

Helppokäyttöinen sovellus nopeuttaa prosessia ja parantaa käyttökokemusta

Tehtävienhallintatyökalukokeilussa opittiin, että Power Apps sopii laajennettavaksi tietoturvallisesti ja taloudellisesti useille eri kaupungin toimialoille.  

• Sovelluksen logiikka toimii kaikkien toimialojen palvelusuhteiden aloitusprosesseissa ja siten samaa ratkaisua voi helposti hyödyntää ja kehittää laajempaan käyttöön
• Sovelluksen käyttöliittymässä hyödynnettiin käytettäväksi tehokkaammin työpöytäkoneen selainversiossa, joka oli yleisin käyttötapa esihenkilöiden keskuudessa
• Sovelluksen parannetun käyttökokemuksen myötä esihenkilöiden työtekijäkokemus on nopeampi ja miellyttävämpi  

”Yhteistyö Meltlaken kanssa oli erittäin sujuvaa. Kokeilumme pohjautui käytössä olleeseen ratkaisuun, minkä vuoksi emme lähteneet siihen "puhtaalta pöydältä". Tilanteesta huolimatta Meltlake sai logiikasta nopeasti kiinni. Me kokeilijat opimme uutta, ja Meltlaken opastuksella saimme koottua arvokasta tietoa mm. Power Platformin hallinnasta.” Hanna Räisänen, Suunnittelija, Helsingin kaupunki

Helsingin kaupungin Kokeilukiihdyttämö

Kokeilukiihdyttämö on vuonna 2019 aloitettu Helsingin kaupungin digitallsaatio-ohjelma, jossa viedään erityisesti uusia digitalisaatiota hyödyntäviä työntekijöiden ideoita ketterään kokeiluun. Toteutettavien nopeiden kokeilujen kesto on yleensä noin 3 kuukautta. Kokeiluja koordinoi Helsingin kaupungin Strategiaosasto yhteistyössä yrityskumppaneiden, kuten Meltlaken, kanssa.
‍
Syksyn 2022 kokeilukampanjan kahdeksasta kokeilusta Meltlake toteutti myös nämä kaksi:

• ‍Helsingin kaupungin liikuntapaikkojen avainsopimusten hallinta digitaaliseksi Power Platformin avulla
• Helsingin kaupungin varhaiskasvatukselle varahenkilöstön välittäminen nopeasti ja luotettavasti Power Platformia hyödyntäen
  ‍
  

Kokeilut toteutettiin julkisen kilpailun kautta ja kaikki Kokeilukiihdyttämön opit ja ratkaisut ovat nähtävillä Helsingin kaupungin Kokeilugalleria-sivustolla.