Blogi
9.2.2023
Microsoft on useita vuosia hakenut parasta tapaa tallentaa ja hallinnoida organisaatioiden palaveritallenteita ja videoita. Aikanaan lanseerattu ’Office 365 Videos’ palvelu ehdittiin jo ajaa alas, ja nyt tilalle tuodun Stream-palvelun perusteita ollaan ravistelemassa kun koko palvelu on menossa konepellin alla teknisesti uusiksi.
Vaikka tekniset yksityiskohdat eivät kiinnostaisikaan, on hyvä tiedostaa että vanhat videot poistetaan palvelusta helmikuun 2024 lopussa ellei niiden tulevaisuuden sijaintipaikasta tee aktiivisesti päätöksiä.
Tiedon säilymisen varmistamisen lisäksi muutos tarjoaa toki myös oivan tilaisuuden miettiä videomuotoisen viestinnän tavoitteita osana organisaation strategiaa.
Streamiin pystyy lataamaan omia videoita, jolloin voit valita kuka videon saa nähdä ja kuka on videon omistaja. Vielä alkuvuodesta 2021 sinne tallentuivat automaattisesti myös kaikki Teams-palaverit, joihin tallennus laitettiin päälle. Videot tallennettiin Streamissa siis ikäänkuin omaan säiliöönsä.
Tämä toimi varsin hyvin yksinkertaisissa tapauksissa, mutta moni asia joka oli itsestäänselvyys muissa palveluissa jäi uupumaan: Ulkoinen jakaminen ei ollut mahdollista, omistajan poistuessa talosta videot jäivät tuuliajolle ja datan säilytyssääntöjä ei pystynyt määrittämään.
Lisäksi Microsoft havaitsi statistiikasta, että ylivoimaisesti suurin osa organisaation videotallenteista on Teams -palavereiden nauhoituksia. Palaverit liittyvät useimmiten johonkin tiimiin, jolla joka tapauksessa on yhteinen, luonnollisempi säilytyspaikka palaverimuistioille ja muille dokumenteille.
Niinpä videoiden sijoituspaikkaa muutettiin. Streamin sijaan palaveritallenteet tallentuvat joko käyttäjän OneDriveen tai tiimin / Intranet-sivuston SharePoint-dokumenttikirjastoon. Jokainen tallenne on siten kuin mikä tahansa muukin dokumentti: yksittäinen videotiedosto jossain dokumenttikirjastossa. Tämä mahdollistaa sen, että esimerkiksi tallenteen siirtäminen, jakaminen tai käyttöoikeuksien muuttaminen tapahtuu samalla tavalla kuin kaikkien muidenkin tiedostojen hallinnointi.
Vaikka hallinnointi tuleekin olemaan jatkossa helpompaa, ei Microsoft ole tehnyt siirtymästä erityisen helppoa. Vanhat videot eivät tule automaattisesti siirtymään mihinkään. Helmikuussa 2024 kaikki videot joita ei ole erillisen migraatiotyökalun toimesta siirretty poistetaan lopullisesti.
Itse migraatiotoimenpide ei myöskään ole aivan kivuton, sillä tiedon hallinnointitavan muuttuessa on runsaasti poikkeustapauksia joista jokainen tulee ratkaista organisaatio- ja tapauskohtaisesti:
Kaikkiin näihin ongelmiin löytyy varmasti vastaus organisaation sisältä tarpeeksi etsimällä, mutta toisaalta ihan jokaisen ei kannata keksiä pyörää itse uudestaan ja rakentaa parhaita käytäntöjä alusta alkaen.
Jos organisaatiosi käyttää Microsoft 365:ttä, huomioi ainakin seuraavat asiat:
Stream-muutokset käynnistyivät jo alkuvuodesta 2021, kun palaveritallenteet alkoivat ohjautumaan uuteen Streamiin. Viimeisetkin uudelleenohjaukset tapahtuivat elokuussa 2021, jos organisaatio hyödynsi "opt-out" -mahdollisuuden.
Nyt videoiden siirtoon tarkoitettu migraatio-työkalu on ulkona joten on viimeistään aika alkaa miettiä mitä videoille tapahtuu ja mihin videot siirretään.
Huomaa että allaolevat päivämäärät ovat Micrsofotin tarjoamia. Mahdolliset muutokset ja tarkennukset kannattaa tarkastaa Microsoftin omilta sivuilta.
Vaikka muutos vie aikaa ja vaivaa, tarjoaa se myös oivallisen mahdollisuuden myös pysähtyä hetkeksi miettimään sitä, mikä on videoiden rooli osana organisaation yleistä viestintää.
Monet organisaatiot perustivat vielä muutama vuosi sitten omia ”yritystubejaan” johon kaikki videot kerättiin soittolistoiksi, mutta olisiko viedoiden luontevampi paikka kuitenkin osana yrityksen muuta informaatiota? Jos loppukäyttäjä etsii vaikkapa toimitusjohtajan kommentteja uusimmasta tulosjulkistuksesta tai Teamsin asennusohjeita puhelimeen, aloittaako hän matkansa videoportaalista vai navigoimalla intranetin asianmukaiseen osioon josta informaatio saattaa löytyä tekstinä, videona tai tai kenties sekä että?
Vaikka uusi Stream kannustaa kohtelemaan videoita kuin mitä tahansa tiedostoja, on Microsoft kuitenkin yleisön pyynnöstä tuomassa mahdollisuuden soittolistojen rakentamiseen videoille. Tämä mahdollistaa myös perinteisen videoportaalin rakentamisen, mikäli vanhoista perinteistä ei haluta luopua.
Toisaalta myös uudehko Viva Engagen Stories -toiminnallisuus mahdollistaa teknisesti myös Instagramin ja tiktokin kautta tutuksi tulleen matalan kynnyksen henkilökohtaisen videoviestinnän organisaation sisällä.
Viva Learning tuo mahdollisuuden koota oppimiseen liittyvät videot osaksi oppimisportaalia joka yhdistää organisaation kaikki oppimismateriaalit samaan, helposti saavutettavaan paikkaan.
Kuten siis usein ennenkin, uusia mahdollisuuksia on lähes rajattomasti. Varmistamalla että yksikään tärkeä video ei häviä ja uusien toiminnallisuuksien systemaattisella jalkauttamisella varmistat että organisaatiollasi on parhaat edellytykset toimivaan sisäiseen (video)viestintään jatkossakin.
Jos teiltä puuttuu resurssit videoiden tulevaisuuden miettimiseen ja migraatioon, me voimme auttaa. Ole yhteydessä kyselyt@meltlake.com
Katso myös mitä aiheesta kerrottiin Astetta edellä° - Modernin työn webinaarissa 26.1.2023.
Henrik Blåfield
Modern Work Architect
Olen ollut IT-alalla kohta 25 vuotta, joista viimeiset 10 vuotta olen ollut tekemisissä Microsoftin pilvipalveluiden kanssa. Uskallan väittää pystyväni keskustelemaan sujuvasti niin koodarinörtin, it-konfiguroijan kuin myös ei-teknisen liiketoimintaihmisen kanssa, ja usein löydänkin itseni projekteista näiden kaikkien linkkinä. Olen viime vuodet toiminut sekä suomalaisten, ruotsalaisten että monikansallisten organisaatioiden kanssa paikallisesti Tukholmasta käsin. Minut tavoittaa osoitteesta henrik.blafield@meltlake.com.