Sisällöntuottajien verkosto saa intranetin sisällön loistamaan

Intranet määritellään organisaatioissa usein koko organisaatioita palvelevaksi, keskeiseksi työkaluksi, josta löytyy ajankohtaiset uutiset, perustiedot organisaatiosta ja usein myös liiketoimintaan liittyviä ohjeita Töissä meillä -tyyppisen sisällön lisäksi.

Intranet-uudistusten alussa kuulee monesti, että intran sisällöt ovat vanhentuneet, haku ei toimi ja että eihän kukaan intrassa edes käy. Jos uudistus tehdään puhtaasti teknisenä harjoituksena, ei edellä mainittu tilanne muutu eikä intranetille määritelty keskeinen rooli toteudu.

Sisällöntuottajien aktiivinen osallistaminen takaa onnistuneen intranet-uudistuksen

Jos valitaan jokin yksittäinen asia, jolla saadaan intranet-uudistus onnistumaan tai epäonnistumaan niin se on kyllä intranetin hallintamallin osana sisällöntuottajat sekä heille luodut selkeät roolit ja vastuut. Sisällöntuottajien joukko on se, joka suunnittelee järkevän rakenteen, tuottaa helposti lähestyttävät sisällöt ja luo käyttäjälähtöisen lopputuloksen. Usein sisällöntuottajat ovat yrityksen asiantuntijoita ja niitä ihmisiä, jotka tekevät ”sitä mitä yritys tekee” arkityönään, eli paljon laajempi joukko kuin esim. viestinnän ja markkinoinnin ammattilaiset. Miten käytännössä tämä porukka osallistetaan, saadaan innostumaan ja sitoutetaan uudistukseen?

Tässä viisi asiakasprojekteissamme toimivaksi todettua vinkkiä sisällöntuottajaverkoston aktivointiin ja hyödyntämiseen.

1. Sisällöntuottajat mukaan suunnitteluun jo konseptivaiheessa  

Sisällöntuottajat ovat usein melkoisen osaava asiantuntijajoukko, jotka ovat sekä sisällöntuottajia että intranet-sisällön kuluttajia. Heiltä saa arvokasta tietoa eri yksiköiden ja toimintojen tarpeista sekä  palautetta suunnitellusta rakenteesta ja toiminnallisuuksista. Lopputulos paranee, kun tehtyjä suunnitelmia validoidaan ja tarpeen mukaan tarkennetaan matkan varrella.  

2. Selkeä projektimalli sisällön suunnitteluun ja toteutukseen

Eri sisältöosioiden suunnittelu ja sisältöjen tuotanto kannattaa projektioida selkeäksi kokonaisuudeksi edistymisen raportointia unohtamatta. Sisällöntuottajat hyötyvät projektimallista, jossa on vaiheistettu sisällönsuunnittelu olemassa olevan sisällön perkauksesta uuden rakenteen suunnitteluun ja vastuuhenkilöiden määrittämiseen saakka. Projektimalli tuo myös raamit ja aikataulun tekemiselle ja helpottaa kaikkien osapuolten työn ja työmäärän suunnittelua.  

3. Kattavat koulutukset, materiaalit ja sisällöntuotannon tuki

Intranetkonsepti, sisällöntuotannon periaatteet sekä lukijan huomioiminen, verkkokirjoittaminen ja SharePointin tekninen osaaminen ovat ainakin asioita, joita on hyvä käydä sisällöntuottajien kanssa läpi. Usein organisaatioilla on myös tarvetta tarkentaa esim. viestintäkanavien roolitusta intranet-uudistusten yhteydessä. Koulutuskokonaisuus kannattaa suunnitella kattavaksi, koulutukset järjestää mahdollisuuksien mukaan sisällöntuottajien omalla kielellä ja tallentaa uusien sisällöntuottajien perehdytystä varten. Sisällöntuottajien elämää helpottaa, kun tallenteet ja tukimateriaalit, kuten tarkemmat ohjeet ja toimintokuvaukset, löytyvät kaikki yhdestä paikasta. Koko homma kannattaa käynnistää projektimallin läpikäynnillä yhteisen toimintamallin aikaansaamiseksi.  

Lisäksi oleellinen osa sisällöntuotannon onnistumista on jatkuvasti saaavilla oleva tuki. Tärkeimmät keinot ovat esim. Teams-kanava sisällöntuottajien kysymyksille ja keskustelulle sekä säännölliset sisällöntuottajien sparraushetket eli tukitunnit, jotka voidaan järjestää esim. viikottain Teams-palavereina sisällöntuotannon ajan. Nämä kanavat ja tukitunnit luovat myös pohjan toimivalle sisällöntuottajaverkostolle projektin jälkeen!  

4. Aktiivinen ja henkilökohtainen tuki sisältökokonaisuuksista vastaaville henkilöille  

Projektimallista ja koulutuksista saadaan parhaat hyödyt irti, kun on mahdollista tarjota eri sisältöosioiden vastuuhenkilöille oma sparraaja tai tukihenkilö, jonka kanssa sisältöprojektin vaiheet viedään läpi, joko kokonaan yhdessä tai muutaman kerran matkan varrella tavaten. Näin langat ovat muutaman ihmisen käsissä ja apua on saatavilla tarvittaessa pikaisestikin.  

Intranet-uudistuksissa törmätään usein oman organisaation resurssipulaan, jonka seurauksena sisältöjen toteutus saattaa kärsiä. Tällaisessa tilanteessa projektinaikainen tuki on kullan arvoinen ja kohdentaa niukat resurssit esimerkiksi tarkemmin sisällöntuotantoon.

5. Selkeä roolikuvaus sisällöntuottajille projektin aikana ja sen jälkeen  

On helpompi tehdä, kun tietää mitä on tekemässä. Ehkä vähän itsestään selvä toteamus, mutta roolien määrittely ennen projektin alkua auttaa kaikkia osallistujia ja varsinkin sisällöntuottajia. Sisällöntuottajasta on moneksi, hän voi olla sisällönomistaja, sisällöntuottaja, osaprojektin päällikkö, sivuston omistaja ja vaikka mitä muuta.

Selkeästi määritellyt roolit ja vastuut rauhoittavat mieltä, jokainen tietää mitä häneltä odotetaan ja varsinaiseen työhön on helpompi keskittyä. Toimiva roolitus projektin aikana on myös alkusysäys projektin päättymisen jälkeen tarvittaville verkostoille ja tekijäjoukoille, jotka mahdollistavat intranetin ajan tasalla pysymisen myös uudistuksen jälkeen.

Sisällöntuottajat varmistavat, että uusi intranet pysyy sisällöiltään tuoreena ja ajantasaisena

Projektityön ihanuus (ja kurjuus) on siinä, että projektit aina vääjäämättä päättyvät. Näin on käynyt jokaiselle intranet-uudistusprojektille tähän saakka. Projektin aikana tehdään valtava työmäärä yhdessä asiakkaan kanssa sujuvan, käyttäjiä palvelevan sisällön eteen ja saatetaan myös pohtia miten varmistetaan, ettei tehty työ mene hukkaan. Yksi loistava keino on luoda intranetille hallintamalli, jossa oleellisessa osassa ovat selkeät roolikuvaukset, toimivat verkostot ja prosessit. Hallintamallissa tunnistetaan, että sisällöntuottajat ovat merkittävin joukko intranetin tuoreuden ja ajantasaisuuden näkökulmasta.  

Projektinaikaiset verkostot ja syntyneet ryhmät saadaan jatkamaan toimintaansa hallintamallin avulla. Päätoimittajan johdolla niistä syntyy säännöllisesti kokoontuvia ryhmiä, joiden vastuulla on intran sisältöjen ylläpito. Osallistava ja vuorovaikutuksellinen yhteistyömalli sisällöntuottajien kanssa tuottaa konkreettisia tuloksia heti ensimmäisten kuukausien aikana, kun sisällöt päivittyvät ja kehittyvät ja esimerkiksi intranetissa uutisoidaan vilkkaasti yrityksen tapahtumista. On ollut ihana nähdä käytännössä miten projekteissa tehty työ sisältöjen osalta on kääntynyt osaksi normaalia työarkea ja sisällöt pysyvät ajan tasalla hyvin suunniteltujen ja käyttöönotettujen sisällönhallintaprosessien avulla. 🤩  

Katso video miten intranet-projekti onnistuu ja säilyy tuoreena myös uudistusprojektin päätyttyä!