Soihdunkantajat modernin työn menestystekijänä

Blogikirjoitus on julkaistu Modernin työn blogissamme alkuvuodesta 2021. Modernin työn muutoksen teemat ovat kuitenkin enemmän kuin ajankohtaisia tänäkin päivänä.

Pia Rytilahti, Keskon Head of Knowledge Work, keskusteli kanssamme omasta roolistaan Keskon tietotyön muutoksessa.

Modernin työn muutos tapahtuu organisaation sisuksissa ja leviää sieltä tavoitteellisella työllä ja selkeällä viestinnällä eteenpäin, mutta kovin tuskattomasti tämä harvoin tapahtuu. Työtapojen muutos koskettaa jokaista työntekijää roolista riippumatta, ja muutoksen aikaan saanti vaatii tavoitteellista ja pitkäjänteistä työtä osaavissa käsissä.

Organisaatioissa, joissa modernin työn muutoksen merkitys on ymmärretty ja muutos tuupattu liikkeelle, löytyy usein henkilö tai pari, joilla on syvä tuntemus organisaation toiminnoista, prosesseista ja työtavoista sekä intohimo parantaa näitä suunnitelmallisesti ja konkreettisin keinoin. Järkevät koulutus-, co-creation ja pilotointimallit, realistiset aikataulut sekä selkeä viestintä ovat soihdunkantajien aseita muutosvastarintaa vastaan.    

Keskustelimme Pia Rytilahden, Keskon tietotyön muutoksen soihdunkantajan, kanssa. Pian rautainen kokemus Keskon eri liiketoiminnoista, sekä osaaminen ja intohimo modernin työn kehittämiseen ovat avainasemassa Keskon tietotyön systemaattiseen muutokseen viime vuosien aikana.

”Tietotyön muutokseen herättiin Keskolla erityisesti K-Kampus-hankkeen myötä keväällä 2018. Modernin työn muutosta haluttiin edistää vahvasti osana uuden kampuksen tuomaa työympäristön ja -kulttuurin muutosta. Pitkä kokemukseni Keskolla, vahvat verkostoni sekä myös kokemukseni isoista hankkeista mahdollistivat täysin uuden tietotyön johtamiseen keskittyvän roolin osana K-Kampus-hanketta. Tietotyön muutos vaatii ehdottomasti tämän kaltaisen roolin, vahvat verkostot ja sisukkuutta.”

Verkostoituminen, yhteistyö organisaation eri toimintojen välillä ja muutoksen systemaattinen edistäminen läpi organisaatiotasojen on Pian mukaan muutoksen ytimessä.

”Tehtäväni ja tietotyön muutoshanke on osa Keskon HR:ää, koska koettiin, että esim. IT:n alla toiminta olisi saattanut keskittyä tekniseen mahdollistamiseen tai esim. viestinnässä painottua sisäiseen viestintään – HR taas keskittyy työntekijöiden osaamisen kehittämiseen ja sitä kautta modernin työn tuomiseen osaksi jokaisen työntekijän arkea – kaupan kassalta johtoryhmiin. Tällä hetkellä toimimme poikkitieteellisesti päivittäisessä yhteistyössä HR:n, Viestinnän ja IT:n kanssa, ja olen perustanut ohjausryhmän, jossa on kaikista sidosryhmistä edustajia. Käyn myös dialogia mm. Keskon digitalisaatiosta vastaavien tahojen sekä Keskon johtoryhmän kanssa. Olemassaolevat verkostoni ovat myös auttaneet tavoittamaan esimerkiksi yksiköiden esimiehiä ja heidän kauttansa olemme päässeet edistämään yksikkötason muutosta – ymmärtäen heidän roolinsa ja erityistarpeensa.”  

Menestyksekäs ja jatkuvasti eteenpäin vievä muutos vaatii myös johdon tukea ja ”sponsorin”, joka uskoo muutokseen, ymmärtää sen tavoitteet ja haasteet sekä sitoutuu pitkäjänteisesti tukemaan ihmisiä, jotka muutostyötä konkreettisesti edistävät. Pian mukaan johdon, ja erityisesti Keskon HR-johtajan Matti Mettälän tuki ovat olleet ensisijaisen tärkeitä tekijöitä tietotyön kehittämisessä.

”Muutos tapahtuu organisaation jokaisella tasolla, ja jotta isot massat saadaan liikkeelle, on johdon sitouduttava muutokseen. Keskolla on tällä hetkellä hyvin aktiivinen koulutusmalli esimiehille, n. 80 innostunutta muutosagenttia ja selkeät suuntaviivat tuleville toimille huomioiden alustan tekniset mahdollisuudet, käyttäjien taidot ja liiketoiminnan tarpeet.”

”Haasteitakin on toki kohdattu. Iso haaste on se, että vaikka yksi tiimi tai yksikkö toimisi mallikkaasti, toimimme kuitenkin ison organisaation verkostoissa. Jos naapuritiimi tai tärkeä sidosryhmä ei ole muuttanut omaa toimintaansa yhtä syvällisesti kuin oma porukka, ollaan hankalassa tilanteessa. Meillä on toimiva ja osaava muutosagenttiverkosto, mutta agentteja ei ole joka yksikössä, joten yksikön sisäinen tuki muutokselle on tällöin huomattavasti kevyempää.”

Tietotyön roadmapin suunnittelu sidosryhmien kanssa on ollut keskeinen osa Pian roolia alusta asti, ja sen avulla priorisoidaan tulevat toimenpiteet. Keskolla myös mitataan nykytilaa systemaattisesti – miten osaaminen ja asenteet ovat muuttuneet ja miten aktiivisesti uusia palveluita käytetään. Tietotyön kehittämiseen liittyy vahvasti mm. Teamsin peruskäytön tehostaminen ja palaverikäytäntöjen kehittäminen, mutta myös palvelumuotoilun ja fasilitoinnin tuominen arjen avuksi.

”Olemme käyttäneet harkitusti eri yhteistyökumppaneita mm. työvälineiden ja -tapojen koulutuksissa sekä palaverikäytäntöjen ja fasilitointitaitojen kehittämisessä. Yrityksellä itsellään tulee olla vahva näkemys ja omistajuus mitä viedään eteenpäin, miten, milloin ja kenelle.”

”Tällä hetkellä keskitymme paljon siihen, miten ihmiset saadaan osallistettua ja sitoutettua paremmin, miten asioita voisi tehdä luovemmin ja ketterämmin ja kulttuuria muutettua avoimemmaksi. Yrityskulttuurin muutos tapahtuu pienten, mutta merkityksellisten asioiden kautta ja näkyy jokaisen työntekijän arjessa positiivisesti.”    

Muutos vaatii vuorovaikutusta ja ymmärrystä sen tuomista eduista isomassa kuvassa – yksin tai etäältä tätä viestiä on lähes mahdotonta edistää. Me Meltlakella haluamme toimia modernin työn Personal Trainereina tiiviissä yhteistyössä asiakkaidemme kanssa ja tukea joustavasti pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteissa.