Tehokkuutta työn prosesseihin nopeiden kokeiluiden avulla

Uusien teknologioiden käyttöönoton ja omaksumisen ei tarvitse aina olla suuri investointi ja useita kuukausia kestävä projekti. Konkreettisia, hyvin rajattuja haasteita voidaan ratkoa matalalla kynnyksellä nopeilla kokeiluilla. Lopputuloksena saadaan teknologiaratkaisuja, jotka helpottavat työarkea esimerkiksi automatisoimalla manuaalisia prosesseja tai tuomalla yhteen dataa joka aiemmin on hajautunut useaan eri lähteeseen.

Kokeilu jo sanana kertoo oleellisen: käytännön testaus yhdellä tai usealla kokeella. Nopeita kokeiluita voidaan hyödyntää ihan minkä tahansa organisaation tarpeissa lähes minkä tahansa ongelman kanssa. Sen ytimessä on tarkasti rajattu toistuva ongelma tai haaste, johon halutaan löytää teknologian avulla helpotusta. Kokeilussa testataan kokeiluun johtaneen idean epävarmin osuus: ratkaiseeko teknologia haasteen niin kuin ajatuksissa on vai palataanko takaisin suunnittelupöydän äärelle?

Nopea kokeilu on kuin mikä tahansa kumppanin kanssa toteutettu teknologiaprojekti, mutta pikakaistalla. Kumppanin kanssa mietitään, mikä ja miten haaste ratkaistaan ja kumppanin tehtäväksi jää miettiä teknologiaratkaisut ja toteuttaa prototyyppi.

Nopealla kokeilulla ratkomaan arkipäiväisiä haasteita

Tuttu juttu valtaosalle meistä: usein toistuva monotoninen työtehtävä, joka tuntuu kuin suossa tarpoisi. Nämä työtehtävät syövät aikaa ja energiaa nakertaen ajan saatossa myös työntekijäkokemusta. Pahimmillaan ne aiheuttavat huolta ja stressiä, kun työtään ei huonosti toimivien prosessien vuoksi saa tehtyä niin hyvin tai nopeasti kuin itse haluaisi. Tarvittava tieto on hajautettu useaan paikkaan tai se kulkee edelleen paperisena. Nämä tavallisen arjen haasteet ovat loistavia kohteita nopeille kokeiluille!  

Nopean kokeilun ideoiminen ei vaadi IT-osastolla työskentelyä tai teknologiatermistön syvällistä ymmärtämistä. Kokeilut lähtevät käytännönläheisistä arjen toistuvista työtehtävistä, jonka parista itsensä löytää kerta toisensa jälkeen mutisemasta “eikö tätä nyt oikeasti voi tehdä sujuvammin?”. Vastaus todennäköisesti on: kyllä voi - ja ainakin sitä kannattaa lähteä kokeilemaan! Nopeat kokeilut ovatkin parhaimmillaan silloin, kun ratkaisujen ideointi lähtee uusia toimintatapoja kaipaavista, uteliaista työntekijöistä. Usein he ovat etulinjan ja toimiston operatiivisen työn tekijöitä, jotka hyötyvät digitaalisen työkalun tuomasta avusta päivittäin.

Mitä konkreettisempi haaste, sitä nopeampi kokeilu

Mikä tekee nopeasta kokeilusta nopean, kun teknologiaprojektit mielletään usein pitkäkestoisina johtotason projekteina, joissa jo alkumäärittelyyn saatetaan käyttää hyvä tovi? Nopeilla kokeiluilla ei olekaan tarkoitus ratkaista suuria liiketoiminnan haasteita, vaan niiden ytimessä on työn  prosessi, johon kaivataan helppoutta ja tehokkuutta.  

Olemassaoleva prosessi ja siihen liittyvät haasteet käydään läpi yhdessä tai kahdessa määrittelytyöpajassa, jonka jälkeen aloitetaan prototyypin rakentaminen. Pilotoimaankin pääsee siis jo päivien, ei kuukausien, päästä. Mitä tarkemmin uutta ratkaisua vailla olevat prosessit rajataan ja pureskellaan, sitä nopeammin päästään kokeilemaan! Myös ratkaisun koko vaikuttaa merkittävästi lopulliseen aikatauluun.  

Pilotoinnin jälkeen prototyyppi joko hylätään tai sitä lähdetään jatkokehittämään toimivaksi ratkaisuksi.  Jos nopean kokeilun kanssa päätetään edetä tuotantovaiheeseen, prototyypistä jalostetaan vielä muutamien työvaiheiden kautta toimiva ratkaisu. Myös ylläpito ja jatkokehitys on mietittävä valmiille ratkaisulle. Riittävätkö organisaation omat taidot ja aika käyttöönoton jälkeen ratkaisun ylläpitoon vai tarvitaanko kumppanin tukea myös jatkossa?

Nopea kokeilu on turvallinen ja riskitön paikka myös epäonnistua

Vaikka nopea kokeilu on ladattu toiveella onnistua, siihen sisältyy silti myös mahdollisuus prototyypin hylkäämiseen. Siinä ollaankin nopean kokeilun toisen hienouden äärellä: jos kokeilu ei tuo kaivattua lopputulosta ja sen jatkokehityksestä luovutaan, sen suunnitteluun ja rakentamiseen ei ole tuhlattu suurta määrää työtunteja eikä euroja. Kokeilut tehdään myös aina irrallaan olemassaolevista prosesseista jolloin se ei pääse häiritsemään perusarkea.  

Nopea kokeilu sopiikin kevyen investointitarpeen ja matalan riskin takia mille tahansa organisaatiolle, jolla on konkreettisten kehityskohteiden kautta uteliaisuutta ja rohkeutta toteuttaa ideoita ja käytännössä testata, saadaanko teknologialla olemassa olevaa prosessia parannettua.

Microsoft-teknologia taipuu erinomaisesti nopeisiin kokeiluihin

Parhaassa tapauksessa nopeat kokeilut voidaan toteuttaa organisaation jo käytössä olevilla järjestelmillä joita ei ehkä aiemmin olla osattu hyödyntää. Esimerkiksi Microsoftin Power Platform soveltuu matalakoodisena järjestelmänä loistavasti nopeiden kokeiluiden ratkaisualustaksi. Myös Microsoft 365 tarjoaa jo laajasti työkaluja, jotka soveltuvat nopeisiin kokeiluihin. Microsoft-teknologioihin voidaan liittää mukaan myös sellaiset kolmannen osapuolen järjestelmät, jotka ovat muutenkin integroitavissa Microsoftin työympäristöihin.  

Esimerkiksi Helsingin kaupungin Kokeilukiihdyttämössä toteutimme syksyllä 2022 useamman kokeilun, jossa yhdessä etsittiin helpompaa tapaa löytää nopealla aikataululla päiväkoteihin sijaisia. Siinä missä kokeiluun lähtiessä tieto oli hajallaan ja sen ajantasaisuudesta ei aina ollut takuuta, uuden ratkaisun prototyyppi toteutettiin SharePoint-listoihin perustuvaan Power BI-näkymään joka yhdistettiin Teams-näkymään. Kokeilu tuotti toivotun tuloksen ja se vietiin tuotantoon elokuussa 2023.

Alkusysäys jollekin suuremmalle

Onnistuessaan nopea kokeilu poistaa turhaa stressiä ja säästää aikaa, kun teknologia hoitaa esimerkiksi tiedonsiirron ja –hakemisen työntekijän puolesta.  

Laajemmassa kuvassa nopeilla kokeiluilla voidaan myös totuttaa matalalla kynnyksellä organisaatiota kokonaan uudenlaiseen ajattelutapaan, jossa teknologia kulkee rinnalla laajemmin kuin mihin on aiemmin totuttu. Alkuun päästäkseen tarvitaan ennen kaikkea yhteinen tahtotila uudistaa olemassa olevia prosesseja, sillä uudet prosessit ovat aina muutos ja uusien työtapojen oppimisen paikka. Jos tämänhetkiset toimintatavat tuntuvat tutuilta ja turvallisilta sekä ennen kaikkea järkeviltä, ei uudistukseen kannata lähteä.  

Parhaimmillaan onnistuneen kokeilun kautta innostetaan myös työntekijöitä suunnittelemaan ja kehittämään uusia, arkea helpottavia teknologisia ratkaisuja. Power Platform ja siihen liittyvät Power Apps ja Power BI ovat myös hyviä kansalaiskehittäjien työkaluja, joilla on helppo automatisoida manuaalisia prosesseja. Power Platform -hallintomallilla varmistat, että työkalut ja toimintamallit eivät happamoidu tulevaisuudessakaan.