Viisi vinkkiä tietotyöläiselle kesäloman kynnyksellä

Juhannus lähenee kovaa vauhtia ja monelle suomalaiselle toimistossa ahkeroivalle työntekijälle se tarkoittaa kesäloman alkamista, toisille myös sitä kuuluisaa maailman valmiiksi saamista. Toimistot hiljenevät heinäkuuksi ja niin tulisi sinun Teamsisi ja sähköpostisikin tehdä. Jotta voit nauttia hyvin ansaitusta lomastasi ilman työhön liittyviä häiriötekijöitä tai mieltä kalvavia tuntemuksia siitä, että jotain jäi kyllä tekemättä, valmistele kesälomasi ajoissa seuraavan muistilistan avulla.

Oikaise vinkkeihin tästä:

1. Listaa avoimeksi jääneet tehtävät

Olen viimeisen seitsemän vuoden ajan erilaisten suomalaisten organisaatioiden kanssa työskennellessäni kuullut lukemattoman monta kertaa jonkinlaisen viittauksen siihen, että juhannukseen mennessä tietyt tehtävät tulee olla tehtyinä, koska siitä alkavat kesälomat. Toki lomalle lähtee mieluummin niin, että hommat on hoidettu eivätkä ne jää painamaan mieltä, mutta (työ)elämä jatkuu myös kesäloman jälkeen ja juhannus on vain ihmisen itsensä keksimä deadline. Mikäli et ehdi tänä vuonna saada kaikkea tehdyksi ennen lomaasi, itsesi ruoskimisen sijaan suosittelen kirjaamaan avoimeksi jääneet tehtävät ylös esimerkiksi Microsoft To Do:hon. Riittävän tarkalla kuvauksella varustetut tehtävät pitävät huolen siitä, että tehtävän muistiin palauttaminen virkistävän kesäloman jälkeen on helppoa, ja kesäloma pitää taas huolen siitä, että jaksat toimittaa tehtäväsi.

Voit käyttää esimerkiksi To Do:n valmista Tehtävät (Tasks) listausta tai luoda oman listan vaikkapa nimellä ”Kesäloman jälkeen”. Palattuasi töihin napsit vain tehtävän kerrallaan Päivän tehtävät (My Day) -näkymään, etkä edes yritä saada kaikkea valmiiksi kerralla. Tiesitkö, että kognitiivinen vireystilasi on huipussaan 2-4 tuntia heräämisesi jälkeen? Näin ollen kuluvan päivän tehtävien suunnittelu ja listaaminen kannattaa tehdä aamuisin, jolloin olet terävimmilläsi päättämään, mitkä tehtävät kannattaa priorisoida juuri sille päivälle. To Do perustuu juuri tähän ajatukseen: erilaiset tehtävälistat on tarkoitettu tehtävien järjestelyyn ja Päivän tehtävät -näkymään kerätään vain ne tehtävät, jotka on mahdollista suorittaa tänään. Päivän tehtävät -näkymä on aina tyhjä aloittaessasi työpäiväsi, jotta voit priorisoida tehtävät kuluvan päivän aikatauluun sopivaksi.

2. Anna tilannekatsaus

Jos kaikki ei suunnitelmista poiketen valmistukaan lomasi alkamiseen mennessä, kannattaa kirjoittaa tilannekatsaus eri asioiden suhteen esimerkiksi tiimin/projektinyhteiseen OneNote-muistioon. Varmista myös, että tiimikaverisi tai projektinjäsenet lukevat kirjoituksesi esimerkiksi kirjoittamalla asiasta Teamsin kanavaan ja linkittämällä OneNoten sivu postaukseesi (sivun kohdalla klikkaat hiiren 2-painikkeella ja valitse Kopioi linkki sivulle (Copy link to page).Tilannekatsauksen kirjaaminen vain Teamsin kanavakeskusteluissa tai chatissa voi johtaa siihen, että hyvin käytetyn kesäloman jälkeen halutessasi virkistää muistiasi mihin asiassa jäätiin, voit joutua kahlaamaan lomasi aikana käytyjenkeskustelujen viidakossa pitkäänkin, ennen kuin löydät huolella kirjaamasi katsauksen.

Toki voit kirjoittaa tilannekatsauksen myös omaan OneNote-muistioosi, mutta muistathan, että muistiosta ei voi jakaa vain yhtä sivua kollegoille, vaan silloin tulet jakaneeksi koko OneNote- muistion kaikkine osioineen.

Vinkki: Jos käytät OneNotessa tehtävä/lipputagia, tehtävä ilmestyy myös To Do -sovellukseesi Tehtävät (Tasks) -listalle.  

3. Teams statusviesti & out of office

Jotta out of office -viestin sorvaaminen ei jäisi viime tinkaan, voit asettaa ja ajastaa sen valmiiksi suoraan Teamsista koskemaan sekä Teamsia että Outlookia jo hyvissä ajoin. Valitsemalla Teamsin oikean yläkulman profiilikuvan takaa Määritä tilaviesti (Set status message), saat asetettua joko pelkän Teamsin status-viestin tai myös Outlookin automaattisen sähköpostivastauksen. Tätä kautta saat myös määriteltyä ulkoisille käyttäjille eri viestin kuin organisaation omille käyttäjille. Teams-statusviestiin saat valittua myös, jos haluat, että joka kerta kun joku on kirjoittamassa viestiä sinulle (tai olet mukana jossain ryhmächatissa), status-viestisi näkyy kirjoittajalle. Mikä mainio paikka hieroa kesälomasi pituutta ja mahdollisen matkakohteen nimeä vasten työkaverisi (virtuaalisia) kasvoja, eikö? 😊

Huomioithan, että jos sinut on kutsuttu muiden organisaatioiden Teamseihin vieraskäyttäjänä (Guest), sinun tulee määrittää Teams statusviesti näihin jokaiseen vierasorganisaatiotiliisi erikseen. Ai miksikö, vaikka kyseessä on sinun oman organisaatiosi tili? Teoriassa kyllä, mutta käytännössä ei. Kirjautumalla omalla organisaatiotililläsi toisen organisaation Teamsiin tämän kutsujaorganisaation AD:hen muodostuu sinun sähköpostiosoitteesi sisältävä tunnus, joka… #nerdalert. Okei, sanon vain, että se on monimutkaista 😊 Muistat vain, että jokaiseen vierasorganisaatioon oma statusviesti. Kopioi-liitä toimii tässäkin oikein mainiosti.

4. Puhelimen ilmoitusten hiljentäminen

 Kuvittele tilanne, että olet edellisen viikon perjantaina asettanut poissaoloviestin päälle, viimeistellyt muistiinpanosi, listannut auki jääneet tehtävät ja lopuksi sammuttanut läppärisi tyytyväisenä, sillä nyt voi loma alkaa. Seuraavana maanantaina istut aamiaispöydässä kaikessa rauhassa lukemassa uutisia, kun puhelimestasi alkaa kilahdella Teams-notifikaatioita. Erehdyt avaamaan niistä yhden ja täten lykkäät hyvin ansaittua lomaasi käytännössä koko ajan.

Jos käytät Teams-mobiilisovellusta, oman profiilikuvan takaa Asetukset (Settings)-kohdasta pääset muokkaamaan ilmoitusasetuksia (Notifications). Voit joko asettaa kaikki notifikaatiot pois päältä kokonaan (koko sovelluksen asetus puhelimessasi) tai sitten voit asettaa kaikki viikonpäivät Hiljaisiksi päiviksi (Quiet days), jolloin kaikki Teams-ilmoitukset on mykistetty koko ajan.

Vinkki: Ei-loma-aikaan Teams-ilmoitukset kannattaa mykistää viikonloppujen ja iltojen ajaksi, itselläni ne hiljenevät päivittäin klo 17-7.30 välillä ja koko lauantain ja sunnuntain ajan.

5. Nauti lomasta

Jos olet noudattanut yllä olevia neljää ehdotusta, jäljellä on enää se tärkein, eli lomasta nauttiminen. Erään tutkimuksen mukaan terveys ja hyvinvointi ovat huipussaan loman kahdeksantena päivänä. Tämä edellyttää sitä, että olet pystynyt irtautumaan työasioista ja päässyt muiden mielekkäiden asioiden pariin. Kunnollinen palautuminen takaa voimavaroja syksyyn ja edistää myös muunlaista arjessa jaksamista.

Siinä kaikki. Nähdään elokuussa, hyvää kesää!