Blogi
1.8.2023
Tämä artikkeli on julkaistu alunperin 3.8.2022 mutta on edelleen ajankohtainen joten julkaisemme sen nyt uudestaan!
Pehmeä lasku työelämään kestää useimmiten muutaman päivän, mutta harmillisen usein konttorielämä, olipa sitten kotona tai toimistolla, rupeaa tuntumaan puurtamiselta nopeammin kuin huomaakaan. Kokosimme yhteen ohjeet, joilla paluu arkeen ja päätteen ääressä vietetyt 8 tuntia päivässä tuntuu ilolta - toivottavasti ainakin hetken pidempään.
Monella tietotyöläisellä nykypäivänä työpuhelin ja vapaa-ajan puhelin ovat yksi ja sama laite. Viimeistään ensimmäisenä loman arkipäivänä olet todennäköisesti asettanut Teams-notifikaatiot pois päältä tai mahdollisesti jopa poistanut sähköpostin ja työpikaviestimet puhelimestasi.
Helppo ratkaisu on toki palauttaa nämä asetukset ennalleen ensimmäisenä työpäivänä, mutta toisaalta jatkuvien notifikaatioiden työtehoa heikentävistä vaikutuksista on puhuttu jo pitkään. Työn tuottavuus saattaa kasvaa yllättävän paljon, kun ajatustyötä ei keskeytäkään jokainen viesti seuraavan lounaspaikan valinnasta. Haastan siis jokaisen kokeilemaan edes muutamaa työpäivää kokonaan ilman Outlookin ja Teamsin viestinotifikaatioita.
Toki loppupeleissä voi olla, että äärimmäisyys ei ole tässäkään paras vaihtoehto. Myös "Do Not Disturb" -tilan aktiivisempi käyttö tai esimerkiksi Pomodoro-tekniikka ovat useiden suosimia vaihtoehtoja, joita kannattaa kokeilla henkilökohtaisen työtuottavuuden piristämiseksi.
Kesän kynnyksellä kerroimme tehtävien listaamisen parhaimmista käytännöistä. Kesäloman jälkeisiin rutiineihin yleensä kuuluu sähköpostien ja Teams-viestien läpikahlaaminen, niistä tärkeimpien erottelu jollain mekanismilla ja kriittisiin vastaaminen viimeistään parin päivän kuluessa ensimmäisestä työpäivästä.
Monelle käytäntönä tuntuu edelleen olevan tärkeiden viestien / keskusteluiden merkkaaminen lukemattomaksi. Tällöin ne toki erottuvat viestinäkymässä vähän eri värillä ja lukemattomien viestien määrästäkin voi ehkä jotain päätellä, mutta aivan liian monta kertaa olen kuullut, kuinka reagointi on unohtunut, kun viesti on epähuomiossa päivittynyt luetuksi tai se on muuten vaan hukkunut uusien viestien tulvaan.
Sekä Outlookissa että Teamsissa on sisäänrakennettu toiminnallisuus, jossa valitut viestit voi "säästää myöhemmäksi" (Outlookissa "Flag for Later" ja Teamsissa "Save for Later"). Niin yksinkertaista kuin se onkin, näitä listoja hyödyntämällä voit roikottaa jokaista tehtävää auki niin pitkään, kunnes olet todella saanut ne valmiiksi ja listata ne näppärästi yhteen näkymään.
Vanhan viisauden mukaan loma on ollut riittävä, kun ensimmäisenä työpäivänä ei enää muista salasanaansa. Vaikka olisitkin onnekas kuuluessasi organisaatioon, jossa tietokoneelle voi kirjautua pelkällä sormenjäljellä tai kasvojentunnistuksella, on kokonaan salasanaton työelämä useimmiten vielä kaukana todellisuudesta.
Mikäli asiat on hoidettu fiksusti, voit kuitenkin IT-osastolle kävelyn (tai virtuaalisen sellaisen) sijaan myös resetoida itse salasanasi esimerkiksi puhelimeesi ja/tai siviili-sähköpostiosoitteeseesi toimitettavan kertakäyttösalasanan ja Authenticator-applikaation yhdistelmällä. Tällöin saat resetoinnin hoidettua paitsi välittömästi, säästät (mahdollisesti ulkoistetun) it-osastosi vaivaa merkittävästi.
Vanhan tutkimuksen mukaan tehtaan tuottavuus parani, kun valaistuksen tehoa vaihdettiin. Se parani myös edelleen, kun valaistus vaihdettiin takaisin. Uskon vahvasti, että myös tietotyön tehokkuus paranee haastamalla omia rutiineja ja työn tekemisen tapoja säännöllisin väliajoin.
Ota siis kokeiluun vähintään yksi tietotyön life hack, jonka olet vuosien varrella lukenut mutta hektinen työarki on estänyt nappaamasta siitä kiinni juuri silloin. Se voi olla esimerkiksi oikean salasananhallintajärjestelmän käyttö Notepad-tekstitiedoston sijaan, muistiinpanojen järjestelmällinen tallentaminen OneNoteen tai jokaisen työpäivän tärkeiden tehtävien listaaminen päivän aluksi ToDo:hon tai kalenteriin. Kuten norsun syönti, myös tietotyön kehittäminen onnistuu parhaiten pala kerrallaan.
Siirtymä "lomamoodiin" työarjesta ottaa tunnetusti aikansa, ja sama pätee myös palatessa takaisin sorvin ääreen kesän jälkeen. Loman jälkeistä arkea voi toki tehostaa ja helpottaa suunnittelemalla ensimmäisiä työviikkoja jo ennen lomille jäämistä (ja ihan käytännön tasolla varmistamalla, että ensimmäiset viikot eivät mene peukaloita pyöritettäessä), mutta tästä huolimatta se on ihan ok, että ensimmäisinä työpäivinä ne vanhat rutiinit vaikkapa oikeiden PowerShell-komentojen ajamisjärjestyksestä ottavat vähän tavallista enemmän aikaa löytyä.
Henrik Blåfield
Olen ollut IT-alalla kohta 25 vuotta, joista viimeiset 10 vuotta olen ollut tekemisissä Microsoftin pilvipalveluiden kanssa. Uskallan väittää pystyväni keskustelemaan sujuvasti niin koodarinörtin, it-konfiguroijan kuin myös ei-teknisen liiketoimintaihmisen kanssa, ja usein löydänkin itseni projekteista näiden kaikkien linkkinä. Olen viime vuodet toiminut sekä suomalaisten, ruotsalaisten että monikansallisten organisaatioiden kanssa paikallisesti Tukholmasta käsin.