Datan ja analytiikan menestyksekäs hyödyntäminen toimii muutoksen mahdollistajana julkisella sektorilla

Suomi on maailmanlaajuisesti tunnettu siitä, että meillä on yhdet maailman kattavimmat tietokannat sekä avoimet datalähteet, joita on mahdollista hyödyntää erittäin laajasti ja moniulotteisesti. Suomessa lukuisat julkisen hallinnon organisaatiot tarjoavat aineistoja erittäin laajaan käyttöön, joiden avulla on mahdollista esimerkiksi tarkastella työllisyydessä, taloudessa, terveydessä sekä väestössä tapahtuvia muutoksia niin koko maan, kunta- kuin maakuntatasolla erilaisia muuttujia hyödyntäen. Nämä aineistot tarjoavat organisaatioille erinomaisen näköalapaikan ilmiöiden ja muutoksen kattavaan seurantaan, tutkimiseen ja analysointiin.

Toisaalta julkisen sektorin toimijoilla on myös paljon sisäisesti käytössä olevia aineistoja. Julkisen sektorin organisaatiot voivat operoida hyvin laajalla skaalalla sekä toiminta voi olla taloudellisesti hyvinkin laajaa. Toiminnan päivittäinen organisoiminen ja pitkäjänteinen kehittäminen tarvitsevat tuekseen lukuisia erilaisia ohjelmistoja ja tietojärjestelmiä. Käytettävissä olevista ohjelmistoista on mahdollista saada kullanarvoisia tietoja toiminnan kehittämiseen ja uudistamiseen. Samalla on mahdollisuus yhdistää ohjelmistoista tulevia tietoja erilaisiin raportointityökaluihin toiminnan seurantaa ja analysointia silmällä pitäen. Lisäksi asiakaspalvelukanavien ja yhteydenottojen kehittymistä on mahdollista seurata jopa hyvin tarkalla tasolla hyödyntämällä raportointityökaluja.

Ulkoiset datalähteet ja rajapinnat laajentavat toimintaympäristön analysoinnin perspektiiviä

Tunnetuin tilastojen ylläpitäjä Suomessa lienee Tilastokeskus, joka tarjoaa erittäin kattavasti tietoa Suomessa tapahtuvista muutoksista, ja Tilastokeskus ylläpitääkin yli 160 erilaista tilastokokonaisuutta. Maksullisten palvelujen ohella on myös maksuttomasti saatavilla Statfin-tilastotietokannan aineistot, joita on mahdollista kytkeä avoimen rajapinnan kautta datan varastointityökaluihin, kuten Microsoft Azureen. Avoin rajapinta tarjoaa mahdollisuuden päästä käsiksi hyvin kattaviin tilastollisiin aineistoihin muun muassa väestön demografisista tekijöistä, väestöennusteista, kansantalouden ja kuntatalouden tilasta, ympäristöstä, liikenteestä, terveydestä ja koulutuksesta.

Tarjolla olevia aineistoja hyödyntämällä on mahdollisuus rakentaa monipuolinen ja toiminnallinen analyysi- ja raportointikokonaisuus, mikä tarjoaa läpileikkaavan näyteikkunan toimintaympäristössä vaikuttuviin ilmiöihin sekä ilmiöissä tapahtuneisiin kehityksiin. Muita merkittäviä aineiston tuottajia ovat muun muassa Verohallinto ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), joiden aineistoihin on myös mahdollista päästä käsiksi avoimien rajapintojen kautta.

Yleisesti laajojen rajapintojen hyödyntämisessä suurimpina sudenkuoppina ovat toimivan tietovarastoputken rakentaminen eri lähteisiin sekä kyky etsiä ja hyödyntää laajasta tietomassasta juuri organisaation tarpeisiin sopivat aineistot. Tietovarastoputken rakentaminen eri lähteisiin vaatii ammattitaitoa, osaamista ja ennen kaikkea kokemusta vastaavanlaisten projektien menestyksekkäästä läpiviennistä sekä tuntemusta julkisen sektorin toimintaympäristön ominaispiirteistä. Vastaavasti raportointityökaluilla, kuten Power BI:llä on mahdollista rakentaa sellainen raportointikokonaisuus, joka pystyy hyödyntämään organisaation toimintaympäristön analysoinnin kannalta juuri niitä oleellisimpia muuttujia ja aineistoja.

Datan ja laajojen tietokantojen hyödyntämisen näkökulmasta on äärimmäisen tärkeää, että dataa kyetään analysoimaan oikein ja niin, että asiaan liittyvä substanssi on myös hallussa. Kuntien ja julkisen sektorin eri organisaatioiden tarpeet voivat olla tietyn aihealueen osalta hyvinkin yksityiskohtaisia, ja tämä voi edellyttää ripeää perehtymistä tietyn alan tai sektorin käsitteistöön, termistöön sekä alaspesifisti hyödynnettyihin tilastollisiin mallinnuksiin. Esimerkiksi kunnissa laaditaan talousarvio sekä toimintakertomus vuosittain, joissa on tyypillisesti käytetty eri alan aineistoa hyvin kattavasti ja monesti syvällisestikin. Perinteisten A4-kokoisten PDF-julkaisujen sijasta raportointityökaluilla on myös mahdollisuus saada interaktiivisuutta mukaan tarkasteluun.

Ulkoisten rajapintojen hyödyntäminen osana päivittäistä toimintaa on noussut yhä monen julkisen sektorin organisaation toiminnan keskiöön. Rajapintojen onnistuneella hyödyntämisellä sekä käyttäjäystävällisillä raportointityökaluilla on mahdollisuus rakentaa näkymiä niin organisaation sisäiseen kuin ulkoiseen käyttöön, jolloin tietoa on mahdollista jakaa myös eri sidosryhmille laajasti. Esimerkiksi tavalliselle kansalaiselle tai tietyn toimialan yrityksen edustajalle voi olla perusteita rakentaa omat näkymät toimintaympäristössä tapahtuvista muutoksista. Ulkoisen rajapintojen ohella julkisella sektorilla on myös merkittävästi sisäistä aineistoa käytettävissä, mikä luo suuren potentiaalin ja mahdollisuuden toiminnan pitkäjänteiseen kehittämiseen.

Sisäisistä aineistolähteistä uutta puhtia oman toiminnan tavoitteelliseen kehittämiseen

Julkisen sektorin ja hallinnon eri organisaatiot voivat olla kooltaan merkittäviä toimijoita, joilla on paljon aktiviteettia, henkilöstöä sekä resursseja käytössä. Tyypillisesti taloushallinto toteutetaan talousjärjestelmän, palkkahallinto digitaalisesti sekä henkilöstön tyytyväisyyttä ja kehittymistä seurataan erilaisten henkilöstöjärjestelmien kautta. Lisäksi eri palvelujen tuottamiseen ja toteuttamiseen on käytössä monesti myös omanlaiset järjestelmät. Näistä järjestelmistä kasautuu paljon aineistoja, joiden hyötykäyttö raportointiratkaisujen avulla tuo paljon mahdollisuuksia parantaa ja kehittää toimintaa pitkäjänteisesti.

Julkisen sektorin ja hallinnon organisaatiot panostavat voimakkaasti kehittymiseen ja uudistumiseen. Tyypillisesti tämä edellyttää suuria satsauksia esimerkiksi tehokkaampiin digitaalisiin järjestelmiin. Prosessien tehostaminen ja parantaminen eivät synny hetkessä. Lisäksi toiminnan kehittäminen edellyttää myös nykytilan ja menneen kehityksen analysointia kaikkien keskeisten osa-alueiden ja toimintojen osalta, joita koetaan organisaation kannalta tärkeäksi ja merkitykselliseksi. Jatkuvasti syntyvän tiedon analysointi edellyttää kyvykkyyttä hyödyntää raportointiratkaisuja, jotka mahdollistavat tiedon jalostamisen juuri organisaation tarpeisiin. Raportointityökalujen tehtävänä on tarjota lisäarvoa päivittäisen ja pidemmän aikavälin kehittämisen tueksi. Kehittämisen ja uudistumisen tueksi Power BI:n tarjoaa hyvin laajat mahdollisuudet. Power BI:ssä on mahdollista laatia eri sidosryhmien tarpeisiin juuri heidän toiveisiinsa perustuvat tilannekuvat eri prosesseista ja niiden kehityksestä sekä nykytilasta. Lisäksi näitä tilannekuvia on mahdollista jakaa hyvin laajasti tai rajoitetusti sidosryhmien käyttöön. Esimerkiksi terveyspalveluita koskevia tilannekuvia on mahdollista rajata vain terveystoimialan käyttöön tai sivistyspalveluita koskevia tilannekuvia kasvatuksen ja koulutuksen asiantuntijoiden hyödynnettäväksi.

Sisäisten aineistojen hyödyntämisen ansiosta on myös julkisen sektorin palveluiden laajalle käyttäjäryhmälle mahdollisuus tarjota näkymä palveluiden käytön laajuuden, toimivuuden ja nopeuden seurantaan. Raportointityökaluna Power BI mahdollistaa tietoikkunoiden upottamisen ulkoisille nettisivuille, mikä tarjoaa ennestään läpinäkyvämmän keinon panostaa tietojen saatavuuteen ja hyödynnettävyyteen sekä toiminnan kehittymisen seurantaan.

Julkiset sektorin toimijat ovat vahvasti muutosmatkassa, jossa datalla ja tiedolla on suuri merkitys. Palveluja digitalisoidaan, järjestelmiä uusitaan ja parannetaan sekä ymmärrystä ja tietämystä toimintaympäristön muutoksista halutaan lisätä. Datan merkitys julkiselle sektorille on jo nyt hyvin merkittävä ja sen rooli tulee kasvamaan tulevaisuudessa entisestään. Datan määrätietoinen, systemaattinen ja tehokas hyödyntäminen tuovat toiminnalle rutkasti lisäarvoa, kunhan datan hyödyntämiseen tarvittava perusta on teknisesti luotettava, korkealuokkainen ja julkisen sektorin tarpeita palveleva. Tässä me voimme tarvittaessa olla avuksi!