Menestyksekäs tiedolla johtaminen lähtee organisaation strategiasta ja toimintatapojen kehittämisestä

Tämä blogi on julkaistu alunperin 8.2.2023 ja pienen päivityksen jälkeen julkaisemme sen nyt uudestaan!

Irrallisuus luo siiloutumaa organisaation päivittäisen toiminnan ja pidemmän aikavälin kehittämisen välille. Kuinka tämä haaste ratkaistaan? Miten tiedolla johtamista voidaan saada yhä vahvemmin mukaan organisaation eri prosesseihin?

Mitä on tiedolla johtaminen?

Tiedolla johtamiselle tarkoitetaan keinoja ja välineitä, joiden avulla organisaation ulkoista ja sisäistä tietokokonaisuutta valjastetaan päätöksenteon tueksi. Tiedolla johtaminen tarjoaa välineet ajantasaiseen ja laadukkaaseen päätöksentekoon. Pohjimmiltaan tällä mahdollistetaan se, että organisaatio voi analysoida historiallista kehitystä ja nykytilaa sekä ennakoida osittain myös tulevaa.

Miksi tiedolla johtaminen on tärkeää?

Tieto itsessään ei tarjoa organisaatiolle lisäarvoa, vaan tietoa tulee hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti ja laadukkaasti. Tiedolla johtamisen tarjoamien mahdollisuuksien maksimaalinen hyödyntäminen voi parhaimmillaan luoda uutta liiketoimintaa ja olla merkittävä ajuri organisaation menestyksekkäälle muutosprosessille, jonka turvin asiakkaita ja sidosryhmiä voidaan palvella entistä paremmin.

Tiedolla johtamisen suhteen suurimmat haasteet näkyvät siinä, ettei prosesseja, tavoitteita ja tiedonhallintaan liittyviä kysymyksiä ole edistetty organisaatioissa tarpeeksi. Ollaan ikään kuin lähdetty suoraan tekemään miettimättä miksi tiedolla johtamista halutaan tehdä ja millä tavalla ilman selkeää tavoitetila aja päämäärää.

Tiedon menestyksekäs hyödyntäminen eri lähteistä ja järjestelmistä edellyttääkin toimivia prosesseja ja ennen kaikkea selkeää päämäärää, joka kumpuaa organisaation strategiasta.

Tiedon menestyksekäs hyödyntäminen edellyttää selkeää päämäärää, joka kumpuaa organisaation strategiasta

Organisaation strategia kiteyttää organisaation olemassaolon tarkoituksen, arvot, mission, vision sekä ne tavoitteet, joita organisaatio haluaa strategiakaudella saavuttaa.

Jotta strategisia linjauksia voidaan tehdä, tarvitaan ensinnäkin rutkasti tiedon analysointia toimintaympäristöstä ja niistä muutosajureista, joiden ennakoidaan muovaavan eritoten organisaation toimintaympäristöä. Strategian laadintaprosessin aikana toteutettu tiedon kattava analysointi ja tietojen valossa tehdyt päätökset avittavat samalla myös strategista pidemmän aikavälin kehitystä tietoperusteisen päätöksenteon näkökulmasta.

Strategiassa tehdyt linjaukset sekä tavoitteet tulee näkyä arjessa tiedolla johtamisen näkökulmasta. Tämä ei edellytä ainoastaan kattavaa tietokokonaisuuden hyödyntämistä tai tiedon analysointia. Organisaation on tärkeää luoda jo varhaisessa vaiheessa selkeät prosessit ja toimintatavat sille, kuinka käytettävissä olevaa tietoa ja erilaisia data-analytiikan ratkaisuja sekä sisäisen viestinnän ja kehittämisen työkaluja hyödynnetään niin päivittäisessä toiminnassa kuin pidemmän aikavälin kehitystyössä.

Vaikka tiedolla johtamisen työkalut ovat vahvasti läsnä strategian laadinnassa, tulisi myös tietoperusteisuuden ja tiedon hyödyntämisen lisäarvoa tuottavasti olla vahvasti läsnä organisaation strategiassa. Näin voidaan varmistua siitä, että tiedolla johtaminen on kokonaisvaltaisesti läsnä pidemmän aikavälin tekemisessä.  

Toimintatapoja kehittämällä tiedolla johtamisen roolit ja rutiinit selkeämmiksi

Strategian ohella organisaation toimintatavoilla on myös suuri rooli ja niiden kehittäminen parantaa myös raporttien hyödynnettävyyttä. Selkeät ja ymmärrettävät toimintatavat helpottavat raporttien konkreettista käyttöä ja sisällön läpikäymistä laajemmin organisaation jäsenten kanssa. Lisäksi organisaation tulee määrittää omiin lähtökohtiin ja tavoitteisiin soveltuvat prosessit, vaatimukset ja päämäärät tiedolla johtamiselle ja tiedon hyödyntämiselle.

Keskeiseksi kysymykseksi nouseekin se, kuinka olemassa olevaa relevanttia tietoa voidaan hyödyntää systemaattisesti ja pitkäjänteisesti niin, että siitä on hyötyä ja lisäarvoa organisaatiolle.

Olennainen osa tiedolla johtamisen ja data-analytiikan työkalujen parissa työskennellessä on roolien selkeys ja ymmärrettävyys. Ennen tiedon hyödyntämistä organisaation sisällä tulisi olla ydinporukka tai tiimi, joka edistää ja parantaa organisaation tiedolla johtamisen kyvykkyyttä. Tämä tarkoittaa ennen kaikkea laajan kokonaisuuden johtamista ja viemistä eteenpäin. Keskeisiä vastuualueita ovat ennen kaikkea tarvittavien tietojen määrittely niin organisaation sisältä kuin ulkopuolelta, datan keräys ja analysointi kuin havaittujen löydösten vieminen osaksi jatkuvaa päivittäistä toimintaa pitkäjänteistä tiedon hyödyntämistä unohtamatta.  

"Tiedolla johtamisen hyödyt eivät synny itsestään. Se vaatii jatkuvaa organisaation strategian, prosessien, toimintatapojen, kulttuurin ja käytössä olevien teknologioiden kehittämistä ja uudistamista. Teknologian suhteen eritoten onnistuminen tietovaraston ja raportointikokonaisuuden rakentamisessa ja ylläpidossa ovat avainasemassa. Microsoft-tuoteperhe tarjoaa ratkaisut tiedolla johtamisen ja raportoinnin sovellusten rakentamiseen, jotka palvelevat organisaatioiden tarpeita ja toiveita nyt ja tulevaisuudessa." -Eyüp Yilmaz

Tyypillisesti raporttien seuranta ja niistä viestiminen on ollut organisaatioissa tiettyjen nimettyjen henkilöiden kontolla. Nykyään raportit ovat yhä laajemmassa käytössä päivittäisen toiminnan seuraamisen tukena aina johdosta asiantuntijoihin. Tämä tuo lukuisia mahdollisuuksia raporttien laajemman käytön näkökulmasta, mutta samalla monia haasteita. Yhteistä tilannekuvaa ja ymmärrystä on saatava organisaation ja eri toimintojen sisällä yhdenmukaistettua, jotta pystytään kehittämään toimintaa systemaattisemmin yhteisen näkemyksen turvin. Tämä edellyttää ad hoc-tyyppisen analysoinnin sijasta rutiineihin pohjautuvaa tarkastelua. Loistava esimerkki tästä on Laakson yhteissairaalan rakennushankkeelle luotu tiedonhallintaympäristö, jolla vastataan tiedolla johtamisen ja tiedon tehokkaan välittämisen tarpeeseen rakennushanketta varten luodussa allianssissa, missä työskentelee satoja ihmisiä yli 30 yrityksen verkostosta.

Data-analytiikka on paljon muutakin kuin raportteja. Data-analytiikassa myös datan hallinnalla, datan sisällön kehittämisellä ja tarvittavien käsitteistöjen ja mittareiden ylläpitämisellä on suuri painoarvo. Lisäksi data-analytiikan ratkaisut voivat olla organisaation koosta riippuen todella kompleksisia. Useimmiten pelkästään itse kokonaisuuden hallinta ja kehittäminen vievät paljon resursseja ja esimerkiksi erilaisista uudistuksista viestiminen sekä raporttien käyttöön liittyvät koulutukset voivat viedä paljon aikaa ja vaatia laajaa perehtymistä.

Tämän takia tiedolla johtamisen onnistumisessa prosessien kehittämisellä sekä organisaation eri jäsenten roolien selkeyttämisellä on todella suuri merkitys.

• Kuka vastaa mistäkin kokonaisuudesta?
• Kenen vastuulla on eri uudistuksista viestiminen?
• Miten dataa ja siihen liittyen eri osia hallinnoidaan ja kehitetään?
• Kuka hallinnoi ja koordinoi raportointikokonaisuutta?  

Roolitus, toimintatavat ja sisäisen viestintätyökalujen tehokas käyttö ovat avain menestymiseen ja onnistumiseen myös data-analytiikan hyödyntämisessä. Tämä edellyttää vankkaa ymmärrystä koko prosessista - niin datalähteiden yhdistämisestä tietovarastoon kuin modernin työn sovellusten ja prosessien lisäarvoa tuottavasta käytöstä ja kehittämisestä osana jokapäiväistä ja pitkäjänteistä työskentelyä.

Tiedolla johtaminen on jo nykypäivää, mutta vielä enemmän tulevaisuutta

Datan onnistuneella systemaattisella hyödyntämisellä on jo suuri merkitys organisaatioiden tuottavuuden, kannattavuuden ja ennen kaikkea asetettujen tavoitteiden saavuttamisen osalta. Myös tulevaisuuteen vaikuttavia ilmiöitä tutkiva Sitra korostaa vuoden 2023 megatrendit - katsauksessaan datan, datan hallinnan ja tiedolla johtamisen merkitystä uusien palvelujen ja teknologioiden luomisessa. Sitra nostaa katsauksessaan hyvin vahvasti esille sen, miten tiedolla johtaminen ja datan hyödyntäminen on hiipinyt läpileikkaavasti koskemaan lähes kaikkia toimialoja ja organisaatioita.

Data tuo valtaa, mutta samalla vastuuta ja velvollisuuksia. Datan hallinnan vaatimukset ja pelisäännöt ovat voimakkaasti kehitysvaiheessa, minkä takia tiedolla johtamisen prosesseilla ja toimintatavoilla on entistä tärkeämpi merkitys organisaation toiminnan pitkäjänteisen kehittämisen näkökulmasta.