Dokumentinhallinta lisäämässä arjen sujuvuutta

McKinseyn tutkimus esittää, että työntekijöillä menee noin kaksi (2) tuntia päivässä tiedon etsimiseen. Coveon Workplace Relevance Report 2022 osoittaa, että tiedon etsimiseen kulutettava aika on jopa 3,6 tuntia päivässä! Käyttää kumpaa tahansa näistä tutkimuksista esimerkkinä, kertoo tuntimäärän vuoden työpäivillä ja organisaation työntekijämäärällä, tulee lopputuloksena valtava määrä hukattua aikaa. Kannattaakin palastella tavoiteltava aikasäästö pienempiin osiin. Jo pienikin parannus lisää merkittävästi tuottavuutta, arjen sujuvuutta ja työntekijäkokemusta.

Monien työtehtäviin kuuluu erilaisten raporttien täyttäminen. Valitettavaa on, että näiden raporttien täyttämistä ei usein ole perusteltu syvällisemmin, tehty helpoksi tai rakennettu työntekijä- eli käyttäjälähtöisesti. Usein törmätään myös siihen, että vanhaa opittua tapaa kannetaan mukana, vaikka toimintatavan parasta ennen -päiväys on ohitettu jo kauan sitten.

Miten kehittää dokumentinhallintaa?

Meidän tehtävänämme on tarjota tärkeä pysähtyminen ja mietintätuokio heti alkuun. Nykyiset toimintatavat eivät usein palvele dokumentinhallintaa parhaalla tavalla, jolloin selvitetään, miksi ne eivät palvele. Näkemällä asiakkaan omia esimerkkejä, voimme antaa suoria käyttövinkkejä tekemiselle. Monesti asiakas saa kotitehtäväksi tehdä ja siirtää dokumentteja paikasta a paikkaan b, jotta toiminta paranee. Syvennymme siis juurisyihin näkemällä oikeita esimerkkejä, jolloin voidaan antaa suoria käyttövinkkejä tekemiselle.

Dokumentinhallinnan tyypillinen haaste on, että etsittyä dokumenttia ei löydy – ainakaan helpolla. Se paljastaa, että dokumentinhallinnan rakennetta ei ole mietitty tarkemmin; missä dokumentteja säilytetään, miten tietoa haetaan ja miten dokumentteja käsitellään.

Dokumentinhallinta vaatii usein toimintatavan muutoksen. Jos tätä ei oteta tosissaan eikä olla valmiita panostamaan toimintatapojen muutokseen, dokumentit tulevat löytymään vanhoista paikoista ja niiden kanssa tehdään samoja virheitä kuin aiemmin.

Viestinnän rooli on elintärkeä dokumentinhallinnassa, jotta käyttäjät ymmärtävät, mitä toiminnalla tavoitellaan. Sen avulla voidaan myös vaikuttaa, etteivät käyttäjät takerru liian pitkäksi aikaa vanhaan toimintatapaan. Käyttäjiä onkin koulutettava ja opastettava uuteen toimintatapaan.

Tuki ja apu asiakkaille

Asiakkaalla on yleensä jo ennakkoon mielessä, mikä tai mitkä asiat vaativat kehittämistä dokumentinhallinnassa. Hahmotamme ison kuvan selkeämmäksi ja konkreettisemmaksi selvittämällä dokumentinhallinnan nykytilaa kysymällä oikeita kysymyksiä asiakkaan omasta toimintaympäristöstä. Näin selvitetään tarkemmat kipupisteet ja voidaan tehdä rajaukset, mitä tehdään ja mitkä ovat tarkemmat tavoitteet dokumentinhallinnan suhteen.

Meidän yhtenä tehtävänämme on tuoda esille, mikä on mahdollista dokumentinhallinnassa. Tietoisuus mahdollisuuksista tai ratkaisuista on ollut rajallinen ennen yhteistä tekemistä, mutta neuvomme konkreettisesti niin pienissä asioissa kuin suurissa kokonaisuuksissa, jotta asiakas saavuttaa halutun lopputuloksen.

Suurimmat hyödyt

On tyypillistä ja luonnollista, että organisaation sisällä tehdään samoja asioita monella eri tavalla. Selkeällä dokumentinhallinnalla varmistetaan, että tietoa jaetaan yhä enemmän yhteisten pelisääntöjen mukaan eli tuotetaan yhteistä hyötyä. Samalla toiminta tehostuu ja laatu paranee.

Yhteiset toimintatavat ovat laadunvarmistaja, ja niiden avulla varmistetaan, että dokumenttien pohjat ovat aina ajan tasalla. Dokumentteja päivitetään ja työstetään sovitussa muodossa ja ne myös palaavat takaisin samassa muodossa. Tämä nopeuttaa ja helpottaa päivittäistä tekemistä, ja lisää niin tehokkuutta kuin mielekkyyttä.

Dokumentinhallinta on aina tuotava käyttäjien lähelle ja varmistettava, että ohjeistus on kunnossa, se on helppokäyttöistä ja huomioi käyttäjien eri tarpeet. Esimerkiksi tuotanto-, myynti- ja hallintotyöntekijöillä on omat käyttötarpeet, jolloin kaikkia ei kannata survoa samaan muottiin. Näiden avulla saadaan käyttäjät ymmärtämään ja käyttämään sovittuja toimintatapoja, joka luo sitoutumista yhteisiin toimintatapoihin ja sujuvuutta arjen dokumentinhallintaan.

Yhteiset opit dokumentinhallinnasta

Olemme huomanneet, että samat haasteet toistuvat ja koskettavat organisaatioita; toimintatavat eivät palvele parhaalla tavalla eikä uskalleta ottaa ratkaisevaa askelta uuteen toimintatapaan. Jo pienillä toimilla voidaan saada isoja helpotuksia arjen sujuvuuteen ja työntekijäkokemukseen.

Dokumentinhallinnan määrittelyssä iso kuva on usein selkeä, mutta konkretian taso jää epäselväksi. Tämä näkyy isoimmin siinä, että yksityiskohtia tai käyttäjien toimintaa ja tarpeita ei ole mietitty. Dokumentinhallinta pitäisi myös nähdä pitkäjänteisenä tekemisenä eikä vaan projektinomaisena rykäyksenä siinä hetkessä, kun dokumentinhallintaa kehitetään.

Asiakkaan toimintaa on ymmärrettävä erityisesti siitä näkökulmasta, mihin dokumentaatiota tarvitaan. Tämä on yhdistettävä järjestelmän arkkitehtuurin ymmärtämiseen ja käyttäjien maturiteetin (osaamistasojen) ymmärtämiseen.

Isot yhteiskunnalliset muutokset ja trendit, kuten videot, tulevat olemaan iso osa dokumentinhallintaa tulevaisuudessa. Se osoittaa, että myös dokumentinhallinta muuttuu nopeasti ja herättää täysin uudenlaisia kysymyksiä.