SharePoint dokumentinhallintajärjestelmänä: parhaat käytänteet dokumentin luontiin sekä metatietojen ja tiedostojoukkojen käyttöön

Kuulen aika ajoin asiakkailtani, että SharePoint ei ole riittävä työkalu perusteelliseen dokumenttienhallintaan. Olen täysin eri mieltä! Aina kun organisaatiolla on M365 käytössä, mutta se käyttää siitä huolimatta valtavia summia rahaa kolmannen osapuolen dokumenttienhallintajärjestelmään, tekisi mieleni pistää faktaa pöytään siitä, kuinka kaikki samat ominaisuudet löytyvät jo heidän olemassa olevasta työkalustaan, SharePointista.  

Tässä kolmeosaisessa blogisarjassa perustelen miksi SharePoint on uskottava dokumentinhallintatyökalu ja käyn läpi tärkeimmät dokumentinhallinnan ominaisuudet SharePointissa.  Blogisarja perustuu Scottish Summitissa kesällä 2023 pitämääni sessioon: SharePoint is a full-blooded document management system - and I can prove it!

Aloitetaan käymällä läpi mihin dokumentti kannattaa lähtökohtaisesti jo luoda sekä miten aliarvostettuja metatietoja ja tiedostojoukkoja voi hyödyntää erityisesti löydettävyyden näkökulmasta! Seuraavissa osissa käydään läpi millaisia tarkistus- ja hyväksymistoimenpiteitä SharePoint tarjoaa, miten tiedostoja voidaan jakaa helposti ja miten se voidaan estää, mitä muokkausmahdollisuuksia on sekä miten tiedostot lopulta voidaan arkistoida tai poistaa.

Dokumentin matka kehdosta hautaan

Kaikki dokumentit kulkevat jonkinlaisen matkan, ja useimmilla niistä on seuraavat viisi vaihetta matkallaan:  

1. Luonnosteluvaihe
2. Tarkistus- ja viimeistelyvaihe
3. Jakaminen
4. Erilaisia toimenpiteitä ja muokkauksia sisältävä vaihe
5. Arkistointi ja lopulta poistaminen.

‍
Sopimus on hyvä esimerkki dokumentista, koska kaikilla organisaatioilla on jonkinlaisia sopimusasiakirjoja. Samat esimerkit voivat kattaa periaatteessa minkä tahansa muun tyyppisen dokumentin. Seuraavassa vaiheet kuvattuna hieman tarkemmin.Ja kuten kaikki polut, ne joskus muuttuvat matkan varrella ja johtavat määränpäähän, jota ei alussa osannut odottaa. Seuraava polku onkin vain yksi esimerkki dokumentin matkasta.

Luonnosteluvaihe - tallenna dokumentti suoraan oikeaan paikkaan

Käyttäjät voivat aloittaa dokumentin luomisen useassa eri paikassa M365:ssä ja SharePointissa. Yksi helpoimmista tavoista on hyödyntää SharePointin tarjoamaa malliasiakirjaominaisuutta (document template) organisaation resurssikirjastojen (organisation asset library) muodossa.  

Organisaation resurssikirjastot ovat mallipohja- tai kuvakirjastoiksi rekisteröityjä kirjastoja tietyllä SharePoint-sivustolla. Näiden kirjastojen kautta on helppo jakaa malleja tai kuvia kaikille organisaation käyttäjille juuri siellä, missä he työskentelevät, kuten Wordissa, PowerPointissa, Excelissä tai SharePointissa.

Kun malli on tallennettu resurssikirjastoon, käyttäjän tarvitsee vain avata työpöytäsovelluksesta esimerkiksi Word, aloittaa uuden tiedoston luominen, ja valita organisaation omista mallipohjista sopivin, ja tiedoston luominen mallin pohjalta voi alkaa.

Kaikkien elämän helpottamiseksi suosittelen tallentamaan luonnoksen suoraan oikeaan paikkaan. Vaikka luonnosteluprosessi aloitettaisiin työpöydältä, käyttäjät voivat hyödyntää Office-sovellusten integraatiota pilvitallennustiloissa ja tallentaa asiakirjat suoraan oikeaan kirjastoon SharePointissa tai Teamsissa.

Melko usein näkee tilanteita, jossa luonnokset tallennetaan OneDriveen tai jopa työpöydälle. Tässä tavassa päädytään kuitenkin tilanteeseen, jossa tiedostot ovat lähtökohtaisesti väärässä paikassa ja ne pitää myöhemmin siirtää muualle. Käyttäjät kannattaakin ohjata tallentamaan tiedostot oikeaan paikkaan heti alusta alkaen.

Metatiedot, haun huomaamattomat mutta oleelliset apurit

Metatietojen lisääminen asiakirjoihin auttaa dokumentteja erottumaan haussa, ja SharePoint tarjoaa niihin paljon erilaisia vaihtoehtoja. SharePoint käyttää nykyään M365-hakua, joka on parantunut ja monipuolistunut viime vuosina huomattavasti. Tuloksia saa, jos käyttäjän etsimät sanat ovat olemassa joko dokumentin nimessä, dokumentin sisällössä tai metatietoina. Lisäksi se etsii tekstiä kuvista, joten jos etsit esimerkiksi sanaa "sushi", voit saada kuvan sushiravintolan kuitista, vaikka kuvaa ei olisi tallennettu SharePointiin sanoilla "sushi" tai “sushiravintola”.  

Lisäksi haussa on paljon erilaisia konfiguraatioita, kuten kirjanmerkit, akronyymit ja usein kysyttyjen kysymysten vastaukset, joita voi tehdä haun admin-puolella. Näin käyttäjät löytävät etsimänsä, vaikka he eivät tarkalleen tietäisi, mitä he etsivät 😉

Mitä tulee metatietojen täyttämiseen, käyttäjät ovat yleensä hieman laiskoja ja pyrkivät ohittamaan metatietojen täyttövaiheen kaikin mahdollisin keinoin. Tiedostojoukot (Document sets) ovat erinomainen tapa helpottaa käyttäjien elämää metatietojen suhteen. Tiedostojoukot ovat vähän samanlaisia kuin SharePointin kansiot, paitsi parempia 😊 Kun tiedostojoukolle annetaan metatietoja, kaikki tiedostojoukon sisällä olevat asiakirjat perivät nämä metatiedot.  

Tiedostojoukot ovat olleet SharePointissa iät ja ajat, mutta jostain syystä ne eivät ole olleet kovinkaan suosittuja etenkään modernissa SharePointissa. Tiedostojoukot-ominaisuus on ensin aktivoitava sivuston asetuksissa, sen jälkeen lisättävä joko sisältötyyppi tai sivuston metatietosarakkeet kirjastoon, jonka jälkeen tiedostojoukot ovat valmiita käyttöön.  

Uuden tiedostojoukon luominen SharePointissa käyttää edelleen perinteistä näkymää (huhuu, Microsoft, aika modernisoida tämäkin näkymä! 👋🏼 ), mutta se on todella yksinkertainen ja helppokäyttöinen. Ominaisuuden käyttäjät ovat kyllä kunnossa, jahka he toipuvat visuaalisesta shokista 😉 (Ja jos eivät, tässä on ystäväni Dan Andersonin erinomainen video tiedostojoukkolomakkeen luontinäkymän nykyaikaistamisesta.)

Kuten minkä tahansa kansion kohdalla, asiakirjoja ja tiedostoja voi helposti vetää ja pudottaa tiedostojoukon sisälle, ja kuten sanottu, ne perivät metatiedot tiedostojoukosta. Yleensä sopimuksissa tai projektiasiakirjoissa ei ole kyse vain yhdestä dokumentista, joka liittyy tiettyyn kokonaisuuteen, vaan joukosta tiedostoja.  

Kun käytät tiedostojoukkoja sen sijaan, että vain työntäisit dokumentit lukuisiin kansioihin, tiedostoja yhdistävät sekä metatiedot että versiohistoria. Tiedostojoukoilla on toiminnallisuus, jonka nimi on capture version, joka tarkoittaa, että se luo “versiokaappauksen” tiedostojoukosta, kaikista sen metatiedoista ja sisällä olevista olevista tiedostoista versioineen, kyseisenä ajankohtana. Jos haluat myöhemmin palata takaisin ja katsoa, missä versionumerossa tiedostot olivat kyseisenä ajankohtana, esimerkiksi silloin kun ne lähetettiin asiakkaalle, näet sen tiedostojoukon versiohistoriasta.

SharePointissa kaikilla kirjastoilla on oletusarvoisesti versiohistoria päällä, mikä tarkoittaa, että tiedostoista tallennetaan versiohistoriaan 500 pääversiota. Jos on tarvetta laajentaa versiohistoriaa ja luotava myös aliversioita, sekin onnistuu. Tallennettavien versioiden määrää voi nostaa jopa 50 000:een! Sitä en kuitenkaan suosittele, et todennäköisesti todellakaan tarvitse 50 000 versiota yhdestä dokumentista, vai mitä? Jos haluat lukea kaikista SharePointin versiohistorian yksityiskohdista, Microsoftin dokumentaatiosta löytyy oivallista tietoa.  

Mitä tulee valmisteluvaiheen jälkeen? Tarkistus- ja viimeistelyvaihe. Siitä lisää seuraavassa SharePoint dokumentinhallintajärjestelmänä -blogissa. Voit tutustua myös  artikkeliin, jossa pureudutaan tarkemmin siihen miten dokumentinhallinnan ei tarvitse olla miljoonaprojekti.