Blogi
16.5.2023
Mikäli organisaatiossanne on ollut jo pidempään käytössä M365-ympäristö ja sen sisältämä SharePoint-intranet, ovat videonne ja kokoustallenteenne löytäneet tiensä kenties ensin klassiseen Streamiin ja vasta sieltä SharePointiin. Tässä vaiheessa olisi jo hyvä tietää, että klassinen Stream on tullut tiensä päähän ja se korvataan uudella Streamilla, jonka myötä videosisällöt sijaitsevat jatkossa joko OneDrivessa tai SharePointissa, ei enää omalla Stream-nimisellä saarellaan. Tämä mahdollistaa videoiden monipuolisemman ja helpomman käytön SharePointissa, kunhan vain tietää parhaimmat tavat nostaa videoita esiin.
Vanha Stream on poistumassa, uusi on jo osittain täällä, ja Microsoft julkisti toukokuun alussa joukon uusia ominaisuuksia, jotka ovat tulossa yleisesti saataville muutamien kuukausien päästä. Mutta mitä voit tehdä jo nyt tuodaksesi videot SharePointiin näyttävästi ja käyttäjäystävällisesti?
Suosittelen seuraavia tapoja:
Muitakin vaihtoehtoja toki on tälläkin hetkellä, kuten vaikkapa Hero-verkko-osa tai linkkilista, mutta niiden kanssa on omat haasteensa. Ja jahka Microsoft saa julkaistua uuden Stream-webosan, kannattaa tietenkin hyödyntää sitä, mutta siihen menee vielä hetki. Uudella Stream-webosalla voi jatkossa mm. näyttää yhden tai useampia videoita ja toistaa niitä suoraan siinä, mihin webosa on asetettu.
Käydään läpi suosittelemani, tällä hetkellä saatavilla olevat tavat hieman tarkemmin.
Tämän yksinkertaisemmaksi ei verkko-osan käyttäminen voi mennä 😊 Tiedosto- ja media -verkko-osalla (File and media viewer web part) voit lisätä tiedoston mihin tahansa sivun osioon valitsemalla tiedoston, jonka haluat näyttää. Avautuvassa paneelissa voit lisätä videotiedoston samalta sivustolta, muualta SharePointista hakemalla videon url-osoitteen tai lataamalla sen omalta koneeltasi.
Mikäli video on tallennettu jo muualle SharePointissa, saat liitettyä videon haluamaasi paikkaan tiedoston URL-osoitteella, eli sen uniikilla linkillä. Käy kopioimassa videon URL-osoite etsimällä video tiedostokirjastosta ja valitsemalla kolmen pisteen (…) takaa Copy link (Kopioi linkki).
Video soitetaan suoraan sivulla ja videon sivuun saat auki uudesta Streamista tutut videon asetukset, kappaleet sekä analytiikan.
Verkko-osa on tarkoitettu yhden videon (tai minkä tahansa tiedoston) näyttämiseen ja näitä voi upotella yhdelle sivulle tarvittaessa useammankin.
Korostettu sisältö verkko-osalla (Highlighted content web part) voit nostaa useamman videon näkyviin sivulle tietyin ehdoin, mutta itse videon katselu avautuu uudessa Streamissa.
Korostettu sisältö -verkko-osan asetuksissa on tehtävä enemmän valintoja: mistä kaikkialta videoita näytetään, millä tyylillä videot näytetään ja kuinka monta niitä näytetään. Mikäli videoille on annettu metatietoja, voi niitä käyttää suodattamaan esiin vain tietyt videot useammasta lähteestä, tai esimerkiksi videon nimessä ilmenevää sanaa, kuten "Koulutus", voidaan käyttää suodattimena.
Korostettu sisältö verkko-osan käyttö vaatii sivun muokkaajalta hieman enemmän taitoja, jotta päästään haluttuun lopputulokseen, eli näyttämään juuri tietyt videot. Toisaalta taas verkko-osa päivittyy automaattisesti, eli uudet videot, jotka täyttävät suodatuskriteerit, nousevat automaattisesti verkko-osaan näkyville, eikä sivun muokkaajan tarvitse muistaa käydä nostamassa niitä sivulle itse.
Mikäli videoita on useita eikä niiden ole pakko olla upotettuna sisältösivun yhteyteen, voidaan käyttää myös uutta soittolista-mallipohjaa videoiden listaamiseen. Tämä tapahtuu luomalla sivustolle uusi lista, valitsemalla Soittolista mallipohjaksi ja lisäämällä videot listalle.
Soittolistan luominen on helppoa, videot katsotaan suoraan listalta ja käyttäjä voi helposti selata eri videoita listalta. Jotta video voidaan valita listalle, tulee sen kuitenkin olla valmiiksi ladattuna M365-ympäristöön, esim. tiettyyn SharePoint-sivustoon, käyttäjän OneDriveen tai vaikkapa Viva Engageen. Videot järjestetään soittolistalle oletuksena luontiajan mukaan uusin ylimpänä. Jos videoiden järjestystä haluaa muuttaa, pitää mennä listan asetuksiin, jotka ovat säilyneet lähes muuttumattomina ainakin viimeiset 10 vuotta 😬 No, pääasia, että itsen listan ulkoasu on muuttunut raikkaammaksi vuosien varrella, eikö?
Jokaiseen soittolistalla olevaan videoon saa auki oikeaan reunaan samat videoasetukset ja välilehdet kuin muuallakin.
Soittolista ei kuitenkaan päivity automaattisesti, joten uudet videot pitää käydä lisäämässä sinne itse. Mutta ulkoasu on helppokäyttöinen ja videot katsellaan suoraan listalta.
Microsoft on viimein päivittämässä klassisen Stream-verkko-osan uuteen alustavan aikataulun mukaan 2023 kesä-heinäkuussa, jolla yhtä tai useampaa videota voi toistaa suoraan sivulla.
Elokuussa 2023 on lisäksi tulossa uusi SharePoint videosivu-mallipohja, jolla pystyy näyttämään videoita brändinmukaisessa ulkoasussa eri tavoin.
Uuteen Streamiin on tulossa myös uusia ominaisuuksia, kuten tiettyjen videoiden suosikiksi lisääminen ja videoiden lataaminen suoraan ”Streamiin”, eli SharePointiin tai OneDriveen.
Mikäli haluat pysyä kartalla siitä, miten Stream-uudistus etenee, ota seurantaan Meltlaken Astetta edellä° -webinaarit, jossa kerromme kuukausittain M365:n viimeisimmät kuulumiset.
Sari Soinoja
Silmäni alkavat loistaa ja kädet liikkua, kun pääsen kertomaan M365-alustan uusista mahdollisuuksista ja tavoista hyödyntää niitä. Autan mieluusti ja olen kartuttanut kokemusta monenlaisista liiketoiminnoista sekä eri roolien kanssa yhdessä tekemisestä. Puhun mielelläni niin webinaareissa kuin live-yleisön edessäkin rakastamistani aiheista, kuten Microsoft 365:stä, modernista työstä tai dokumentinhallinnasta ja metatiedoista.