Blogi
5.4.2023
Tiedolla johtaminen on raportoinnin lisäksi myös tekoälyä, koneoppimista, datan hallinnan sovelluksia ja periaatteita sekä organisaation prosesseja ja tavoitteita. Vastuullisuusteemat, eettisyystekijät sekä kerätyn datan pohjalta luotujen sovellusten käyttötarkoitusten ja hyödyntämisen validointi ovat avainasemassa tulevaisuuden tiedolla johtamista luodessa.
Tyypillisesti tiedolla johtamisen työkalut näyttäytyvät organisaation eri jäsenille interaktiivisina raportteina, jonka turvin on mahdollista analysoida historiallista kehitystä, tarkastella nykytilaa tai joiltain osin ennakoida jopa tulevaa. Useimmiten uusinta trendikehitystä tarkastellaan ja ehkä uusimpia päivittyneitä lukuja analysoidaan ja tämän pohjalta saatetaan tehdä päivittäistä toimintaa koskevia päätöksiä ja linjauksia. Raportteja ja niiden sisältöä katsotaan ja analysoidaan, kun koetaan tarpeelliseksi. Tämä on hyvä alku, mutta toimintaan on mahdollista saada systematiikka ja tavoitteellisuutta.
Ennen kuin teknologia kannattaa valjastaa käyttöön, on sen seuranta, hyödyntäminen ja viestintä oltava mietittynä. Tiedolla johtamisen prosessien kehittäminen kumpuaa organisaation kulttuurista ja strategiasta heijastuen laajemmin organisaation toimintaan ja sen kehittämiseen. Strategisten tavoitteiden saavuttaminen vaatii jatkuvaa analysointia sekä systemaattisesti tiedon läpikäyntiä.
Dataa kertyy lähes kaikista järjestelmistä. Tiedolla johtaminen ja data-analytiikka edellyttää onnistuakseen pilviympäristön, data-analytiikka- ja raportointityökalujen sekä modernin työn sovellusten ja käytänteiden saumatonta yhteistyötä.
Esimerkiksi Microsoft tarjoaa rutkasti eri työkaluja tämän onnistumiseen ja vastaa jatkuvasti paremmin organisaatioiden lyhyen ja pitkän aikavälin kehittämistarpeisiin. Jatkuvuus ja eri työkalujen saumaton yhteistyö onkin Microsoftin tarjoamakokonaisuuden vahvuuksia. Samassa ekosysteemissä on mahdollista niin rakentaa tietovarastoja ja raportteja kuin saada ne laajan yleisön käyttöön eri kanavia ja sovelluksia hyödyntäen.
Erityisesti raportointityökalu Power BI on mahdollista jalostaa hyvin pitkälle organisaation tarpeet huomioiden toiminnan lyhyemmän ja pidemmän ja aikavälin seuraamiseksi. Tiettyjä teemoja, kuten taloudellista tilannetta, henkilöstöön liittyvien tarkkojen indikaattorien sekä operatiivisen toiminnan raportteja on mahdollista laatia hyvinkin syvällisellä tasolla. Toisaalta Power BI taipuu ketterästi myös tietoja kokoaviin yhteenvetoraporttien laatimiseen. Lisäksi Power BI servicessä on mahdollista laajentaa raporttien käytettävyyttä ja viimeisimmissä tiedoissa tapahtuneista muutoksista tiedonsaantia erilaisilla ominaisuuksilla.
Näiden ohella Power BI:ssä on erilaisia ominaisuuksia, joita voi suoraan hyödyntää. Voit esimerkiksi asettaa hälytyksiä, jolloin viimeisimmän luvun mennessä tietyn rajan yli, saat toivottuun sähköpostiin hälytysviestin. Lisäksi visuaalisista graafeista, lukukorteista ja muista tiedoista voi tilata tietyn syklin välein toimitettavan sähköpostin. Tällöin esimerkiksi tiimin tai organisaation jäsenet saavat suoraan sähköpostiin tietoa viimeisimmistä muutoksista.
Power BI:n omiin ominaisuuksiin yhdistettynä Microsoftin tarjoamaan kuuluvat modernin työn ratkaisut mahdollistavat tiedon ketterän ja systemaattisen jakamisen monella tavalla. Tiedolla johtamisen näkökulmasta erityisesti Microsoftin modernin työn ratkaisuilla on mahdollista saada raportteja laajemmalle kohdejoukolle osana toiminnan kehittämistä. Näistä Teamsilla ja SharePointilla on suuri painoarvo.
Raporttien käytön laajentuessa yhä suuremmalle kohdejoukolle rutiineilla ja sisäisen viestinnän työkaluilla on merkittävä rooli tietoon pohjautuvassa toiminnan systemaattisessa kehittämisessä. Raportteja pystyy integroimaan esimerkiksi osaksi Teams – kanavia tai SharePoint -intranetia.
Teamsissa on mahdollisuus yhdistää Power BI:hin kokonainen sovellus tai tietty osa raportista. Vastaavasti Power BI -raporteille on luotu oma SharePoint-sivua varten tehty upotusominaisuus, minkä avulla niin Power BI -raportit kuin sovellukset saa näppärästi laajan kohdejoukon nähtäville. Molemmat kanavat mahdollistavat ketterästi erilaisten käyttöoikeusasetusten huomioinnin esimerkiksi tietosuojan näkökulmasta. Teams -kanaviin on mahdollista integroida Power BI -raporttien ohella lukuisia toiminnan suunnittelusovelluksia kuten Microsoft Planner, jonka turvin on mahdollista jakaa vastuita ja rooleja tiettyjen tehtävien edistämiseksi. Kun saman kanavan alla on sekä raportointi että erilaisten tehtävien seuranta, voi toimintaa tehostaa monella tapaa kohti asetettuja tavoitteita.
Teams-sovellus tarjoaa myös tiedonvaihtoon ja tiedon läpikäyntiin ominaisuuksiensa ansiosta lukuisia mahdollisuuksia. Teamsin kokousominaisuudet, Teams-kanavien laajat mahdollisuudet sekä lukuisat keinot integroida tietoa eri lähteistä muun muassa Power BI:stä tuovat kaiken tarvittavan tiedon myös raportoinnin osalta yhdelle alustalle. Tämä helpottaa toimintatapojen muovaamista selkeämmiksi ja samalla edesauttaa tiedon hyödyntämisen sekä analysoinnin rutiinien syntymistä. Teams mahdollistaa myös raporttien jakamisen vain rajatulle kohderyhmälle, mikäli sille on esimerkiksi tietoturvallisista syistä tarvetta. Teamsin avulla Power BI:n integrointi osaksi päivittäistä työskentelyä on helppoa, sujuvaa ja vaivatonta.
Lisäksi Microsoft on lisännyt Viva Goals -ympäristöön mahdollisuuden tuoda Power BI -graafeja ja hyödyntää Power BI:ssä olevaa dataa erilaisten toimintaa kuvaavien mittareiden kehitysten tarkastelussa. Tämän ansiosta erityisesti strategista kehitystä kuvaavien mittareiden seuranta tehostuu entisestään.
On syytä korostaa, että tiedolla johtaminen ei ole pikamatka, vaan pidempi juoksu, jossa niin prosessia, raportteja kuin käytössä olevia työkalujakin tulee kehittää jatkuvasti organisaation tarpeet huomioiden.
Pelkästään raporttien laadinnalla data-analytiikasta ei saada kaikkea hyötyä irti. Raportit ja niiden hyödyntämiseen liittyvät tavat ja käytänteet tulisi viedä osaksi päivittäistä arkea ja työskentelyä niin, että raporttien ja eri sovellusten käyttäminen on eri alustoilla saumatonta ja mutkatonta. Data-analytiikasta ja käytettävissä olevasta tiedosta saa kaiken hyödyn irti silloin, kun se on vahvasti osa organisaation strategiaa, eri prosesseja, toimintatapoja ja organisaatiokulttuuria.
Me Meltlakella hallitsemme koko tiedolla johtamisen polun – rakennamme tietovarastoja ja dataputkia organisaation tarpeet ja ominaispiirteet huomioiden. Määritämme, luomme, otamme käyttöön ja ennen kaikkea viemme luodut raportit osaksi systemaattista pitkäjänteistä kehitystyötä päivittäisen työskentelyn tarpeet huomioiden. Lisäksi autamme organisaatioita sen tarpeet ja erityispiirteet huomioiden datan hallintaan liittyvien kysymysten kanssa ja neuvomme, kuinka datasta saadaan eri sovelluksia ja työkaluja hyödyntämällä maksimaalinen hyöty irti. Samalla tuemme organisaatioita modernin työn ratkaisujen ja sovellusten käyttöönotossa. Microsoft -ekosysteemi tarjoaa rutkasti mahdollisuuksia niin, että eri sovelluksia ja työkaluja on mahdollista muokata organisaation tarpeet huomioiden. Lisäksi otamme kaikessa toiminnassamme huomioon nykypäivän tarpeet sekä tulevaisuuden kehityssuunnat.
Eyüp Yilmaz
BI Consultant
Minulle data ja lisäarvon tuottaminen kumppaneille dataa hyödyntäen on suuri intohimo. Tykkään jalostaa dataa, analysoida lukuja, indikaattoreita ja operatiivisen sekä strategisen toiminnan tilaa sekä ennen kaikkea rakentaa raportointiratkaisuja ja analysointityökaluja, joiden avulla on mahdollista kehittää toimintaa paremmaksi ja tehokkaammaksi. Toimin sillanrakentajana datan, raportoinnin ja liiketoiminnan välillä ja teen kaikkeni, jotta data ja kumppaneiden hyödynnettävissä oleva tieto on hyödynnettävissä parhaalla mahdollisella tavalla toiminnan kehittämiseksi ja analysoimiseksi. Jos kaipaat apua datan hyödyntämisessä osana toiminnan kehittämistä tai kenties raportointityökalujen käytössä, niin laita ehdottomasti viestiä eyup.yilmaz@meltlake.com.