Dokumentinhallinnan ei aina tarvitse olla miljoonaprojekti

Yrityksessä tuotettava dokumentaatio muodostuu pahimmillaan sopulilaumaksi: se kasvaa hallitsemattomasti ja eksponentiaalisesti ilman mitään luonnollista tai luonnotonta rajoitusmekanismia, täyttäen pian kaiken saatavilla olevan tilan. Dokumentinhallinnan miettimiselle on siis myös annettava aikaa. Alkuun pääset suhteellisen pienellä vaivalla; aloita siirtämällä (viimeistään nyt) dokumentit verkkolevyltä pilveen ja mieti automatisoituja prosesseja jotka vähentävät manuaalisen työn tarvetta.

Dokumentin- ja asianhallinta herättää ihmisissä vahvoja mielleyhtymiä ERP-uudistusten kaltaisista miljoonahankkeista, joiden toteutus vie aikaa useamman vuoden ja projekti polttaa loppuun keskimäärin kaksi organisaation sisäistä asiantuntijaa ja läpiviennin jälkeen yhdessä vakuutetaan ettei hankkeeseen lähdetä "enää koskaan". Ja rehellisyyden nimissä, jo pelkän ”SharePoint”-sanan mainitseminen tuo monille muistikuvia ”koko yrityksen portaaleista” joiden tarkoitus oli ratkaista kerralla kaikki ongelmat tiedonvälityksestä bisnesprosesseihin, yleensä kuusi- tai seitsennumeroisella hintalapulla.

Perusteellisilla uudistuksilla on toki paikkansa, mutta usein dokumentinhallintaan on mahdollista saada merkittäviä määriä ryhtiä myös pienillä täsmäiskuilla. Jo pienillä operaatioilla on mahdollista helpottaa käytännön tietotyöläisen arkea. Tässä muutama esimerkki konkreettisista matalalla roikkuvista hedelmistä joita olemme viime aikoina olleet toteuttamassa asiakkaillemme ja joilla helpotat tietotyöläisen arkea.

Viimeisistäkin verkkolevyistä eroon

Viimeistään Koronan myötä jokainen meistä joutui järjestämään tavat päästä käsiksi informaatioon muualtakin kuin vain konttorilta. Maaliskuun 2020 suuressa rysäyksessä tuli kuitenkin useimmille organisaatioille kiire, ja jo pelkkä työntekijöiden perusergonomian tukeminen näyttöjen, näppäimistöjen ja muiden tarvikkeiden muodossa muodosti leijonanosan IT-osastojen työkuormasta. Samaan aikaan uudet dokumentit ja aktiiviset projektit siirtyivät ikään kuin vahingossa pilveen Teams-tiimien käyttöönoton myötä.

Samassa rytäkässä ei kuitenkaan kovin usein ehditty pohtia vanhan infrastruktuurin kohtaloa, ja verkkolevyille onkin edelleen jemmattu yrityshistoriaa vuosikymmenienkin takaa. Siirtäessämme erään yrityksen talousdokumentaatiota Microsoft 365: een vastaan tuli hakemisto jossa oli sulassa sovussa Excel-dokumentteja 90-luvun loppuvuosilta ihan näihin päiviin asti. Edes kirjanpitolaki ei tunne säädöksiä aineiston tallentamisesta näin kauas taaksepäin, joten pilveen siirryttäessä kannattaa toki vakavasti harkita dokumenttikirjaston sisällön läpikäyntiä ja vanhentuneen sisällön poistamista.

Jo pelkästään dokumentit pilveen siirtämällä saadaan lukuisia hyötyjä:

  • Saavutettavuus kaikilta laitteilta, myös mobiilisti, kaikkialta
  • Versionhallinta, yhteiseditointi sekä modernit tietoturvaominaisuudet kuten turvaluokittelu
  • Hallittu jakaminen ulkopuolisille muutenkin kuin sähköpostien liitteinä
  • Dokumenttien upottaminen osaksi jokapäiväistä Teams-työskentelyä  

Vaikka sana "migraatio" herättääkin monella pelonsekaisia tunteita, käytännössä verkkolevyltä pilveen siirtyminen on usein helpompi operaatio kuin aluksi saattaisi kuvitella.  

Migraatiossa pääset käytännössä parhaiten liikkeelle noudattamalla seuraavia askelmerkkejä:

  • Jos dokumentteja ei ole paljon, ja käyttöoikeudet eivät ole monimutkaisia, todennäköisesti voit vain siirtää ne synkronoituun OneDrive-kansioon ja antaa sovelluksen hoitaa loput
  • Jos dokumentteja on liikaa kerralla siirrettäväksi, on taustalla tapahtuva massasiirtokin kohtuullisen helppo toteuttaa Microsoftin migraatioon tarkoitetuilla ilmaistyökaluilla palvelimelle asennettavan pienen taustasovelluksen avulla
  • Varmistettuasi että kaikki meni hyvin, muista poistaa dokumentit alkuperäisestä paikasta (tai vähintään asettaa ne lukutilaan).

Pienen dokumentinhallinnallisen tarpeen täsmäratkaisut ilman raskasta koodausta

Monta normaalisti varsin työlästä asiaa dokumentinhallinnassa on mahdollista ratkaista ottamalla askel taaksepäin. Käytä hetki aikaa tunnistaaksesi automatisoinnin paikat, tee prosessin määrittely ja selvitämahdollisuudet automatisointiin esimerkiksi Power Automate -työkalulla, jonka avulla voit luoda ratkaisuja joko kokonaan ilman koodia tai hyvin kevyellä skriptillä.

Tämäratkaisun avulla saadaan yleensä ratkaistua yksittäinen liiketoimintaongelma ja vähennettyä manaualisen työn määrää pienin kustannuksin ilman erillistä IT-kehitysprojektia. Virheiden määrä vähenee automaation myötä, ja muutoksia automaatioon on mahdollista tehdä myös esimerkiksi pääkäyttäjän toimesta ilman täysiveristä ohjelmistokehitysympäristöä.  

Esimerkkejä täsmäratkaisuista:

  • Henkilötietoja sisältävien dokumenttien automaattinen jakaminen metatietojen perusteella, sisältäen oikeuksien poistumisen määräajan jälkeen
  • Työsuhdedokumentaation, palkkatietojen ja sairaslomatodistusten automaattinen käsittely esihenkilömieskohtaisesti
  • Sopimusarkistonäkymän automaattinen muodostaminen sopimusdokumenttien sisältämän tekstin perusteella, mukaanlukien sähköpostihälytykset päättyvistä sopimuksista

Kun organisaatio innostuu täsmäratkaisuista ja niitä ruvetaan tekemään laajasti, saattaa tietysti jossain vaiheessa syntyä tarve myös miettiä ratkaisujen elinkaarta, IT:n ja muiden organisaatioiden tarjoamaa tukea ja kustannuspuolta. Se on kuitenkin on lähinnä positiivinen ongelma sen jälkeen kun ihmiset ovat ensin oppineet ottamaan ilon irti henkilökohtaisesta ja tiimin tuottavuuden parantamisesta.  

Dokumenttien siivoustalkoot

Kolleegani kuvasi hiljattain yrityksen dokumentaatiota osuvasti sopulilaumaksi – jos kaiken yrityksessä tuotettavan dokumentaation antaa kasvaa hallitsemattomasti ilman mitään luonnollista tai luonnotonta rajoitusmekanismia, se kasvaa eksponentiaalisesti ja täyttää pian kaiken saatavilla olevan tilan – ja yleensä vähän ylikin.

Dokumenttien säilytyskäytännöt (Retention Labels) mahdollistavat sääntöjen muodostamisen yrityksen informaatiolle – osa tiedoista voidaan määritellä esimerkiksi poistettavaksi automaattisesti viiden vuoden jälkeen, ja osa dokumenteista (tai sähköposteista) voidaan asettaa säilytettäväksi vaikka ikuisesti.  

Tämänkään osalta ei kuitenkaan tarvitse yrittää ratkaista ihan kaikkea kerralla, vaan työ voidaan helposti aloittaa jostain tietystä erityistä huolellisuutta vaativasta dokumenttikokonaisuudesta. Olemme rakentaneet täsmäratkaisuja yrityksille esimerkiksi sopimusarkiston dokumenttien säilytyskäytänteisiin, niihin liittyviin muistutuksiin ja integraatioihin muihin järjestelmiin.