Blogi
11.1.2024
Tässä kolmeosaisessa artikkelisarjassa käyn läpi ominaisuuksia, jotka tekevä SharePointista kokonaisvaltaisen tiedostonhallintajärjestelmän. Kaksi edellistä osaa käsittelivät tiedostojen luomista, metatietoja ja tiedostojoukkoja sekä asiakirjojen tarkistamista ja jakamista. Kaikilla tiedostoilla on elinkaari, kuten jo ensimmäisessä osassa totesin. Tässä sarjan viimeisessä osassa keskitytään tuon elinkaaren loppuun: tiedostojen arkistointiin ja poistamiseen. Koko blogisarja on myös julkaistu englanniksi sivuillani ja se perustuu Scottish Summitissa kesällä 2023 pitämääni sessioon: SharePoint is a full-blooded document management system - and I can prove it!
Arkistointi ja poistaminen ovat tärkeä osa tiedostojen hallintaa, sillä ne auttavat ajantasaista ja arvokasta tietoa erottumaan ja löytymään samalla kun vähennetään turhaa tiedostokaaosta ja tallennustilaan liittyviä kustannuksia.
Et myöskään halua tekoälytyökalu Copilotin muodostavan vastauksiaan vanhentuneiden tietojen perusteella. Tiedostojen poistamista kannattaakin harjoittaa aktiivisesti ja vaikka vahingossa tulisi poistaneeksi jotain tärkeää, säilyvät poistetut tiedostot roskakorissa oletuksena 93 päivän ajan. Vajaassa kolmessa kuukaudessa ehtii yleensä muodostua ihan hyvin kuva siitä, tarvitseeko jotakin tiedostoa vielä vai ei.
Miksi sitten arkistoida eikä vain poistaa suoraan, jos tiedosto kerran on elinkaarensa päässä? Siihen on monia syitä. Joidenkin tiedostojen säilytysaika esimerkiksi määritellään laissa tai asetuksissa ja näin ollen niitä ei voi vain poistaa, vaan ne tulee arkistoida asianmukaisesti.
SharePointissa tiedostojen arkistointi tarkoittaa niiden siirtämistä aktiivisesta sivustosta vähemmän aktiiviseen (tai passiiviseen) sivustoon, jossa niitä voidaan edelleen lukea, mutta ei muokata tai poistaa. Arkistointi voidaan tehdä manuaalisesti tai automaattisesti organisaation tarpeiden ja mieltymysten mukaan.
Kesällä 2023 julkistettu Microsoft 365 Archive -toiminnallisuus on tällä hetkellä julkisessa esikatselussa, [josta voi lukea lisää tietoa täältä. Uudella, pay-as-you-go hinnoitellulla toiminnallisuudella voi arkistoida joko yksittäisen sivuston ja myöhemmässä vaiheessa (H2/2024) myös yksittäisiä tiedostoja.
Jos tätä uutta arkistointitoiminnallisuutta ei ole vielä otettu käyttöön, tiedostojen arkistointi SharePointissa voidaan tehdä myös joko manuaalisesti tai otettava esimerkiksi Power Automate avuksi. Manuaalisessa arkistointitavassa valitaan ensin kirjastossa olevat tiedostot, sitten valintanauhasta valitaan Siirrä ja lopuksi valitaan haluttu sijainti, johon arkistoitava tiedosto siirretään. Tämän tavan hankalin osa on saada kohdesivusto näkyviin luetteloon, sillä avautuva paneeli tarjoaa ensisijaisesti sivustoja, joilla käyttäjä on viime aikoina vieraillut useamman kerran, ja sivuston hakeminen listauksen ulkopuolelta on mahdotonta.
Tiedostojen arkistointia voi myös automatisoida esimerkiksi Power Automatella. Eräs yksinkertaisimmista ratkaisuista on antaa tiedostolle metatieto (josta puhuttiin tarkemmin 1. osassa) kuten Tila (esim. Aktiivinen, Tarkistettava, Arkistoitava) tai määrittää sille Vanhentumispäivä. Itse en ole koskaan ollut tiedostojen vanhentumispäivien suuri fani, koska voi olla vaikea tietää etukäteen päivämäärää, jolloin tiedosto todella vanhenee. Jos sinä olet, tämä ominaisuus on sinulle! Jos et, automaatio poistaa tiedoston ennen kuin edes huomaat, ja päädyt penkomaan roskakoria.
Kun metatiedot on määritetty, asetetaan työnkulku päivittäin tarkistamaan tiedostokirjaston etsiäkseen tiedostoja, joiden tilaksi on määritelty “Arkistoitava”. Jos arkistoitavia tiedostoja löytyy, ne siirtyvät ennalta määriteltyyn arkistosijaintiin.
Edellä kuvattu on hyvin yksinkertainen versio automaatiosta, eikä se skaalaudu kovin hyvin suurille määrille tiedostoja, kirjastoja tai sivustoja. Lisäksi se edellyttää, että käyttäjät muuttavat tiedoston tilaa, joten se tarvitsee toimiakseen myös sisällönhallintamallin ja ihmisiä, jotka noudattavat sitä.
Toinen tapa arkistoida tiedostoja SharePointissa on käyttää säilytystunnisteita ja -käytäntöjä (retention labels & policies). Säilytystunnisteet ovat metatietotunnisteita, joita voit käyttää dokumentteihin tai kansioihin määrittämään, kuinka kauan niitä säilytetään ja mitä niille tapahtuu säilytysajan päätyttyä.
Säilytyskäytännöt ovat sääntöjä, joita voit luoda ja käyttää sivustoissa, kirjastoissa tai kansioissa, jotta säilytystunnisteet otetaan automaattisesti käyttöön sisällössä. Voit arkistoida asiakirjoja säilytystunnisteiden ja -käytäntöjen avulla määrittämällä säilytystoiminnoksi "Siirrä toiseen sijaintiin". Tämä siirtää tiedoston automaattisesti ennalta määritettyyn arkistosivustoon.
Tunnisteet ja käytännöt ovat admin-tason tavaraa, joten ilman järjestelmänvalvojan oikeuksia näitä ei pääse käpistelemään.
Lopulta myös arkistoitavien tiedostojen elinkaari tulee päätökseensä. Kuten muutkin turhaksi käyneet tiedostot, suurin osa tiedostoista lopulta poistetaan, tai ainakin ne pitäisi poistaa. Koska käyttäjät ovat yleensä kuitenkin melko laiskoja tekemään siivousta, on olemassa tapoja automatisoida myös poisto.
Voit esimerkiksi käyttää yllä mainittuja säilytystunnisteita ja -käytäntöjä myös asiakirjojen poistamiseen määrittämällä säilytystoiminnoksi "Poista". Tämä poistaa tiedostot pysyvästi säilytysajan päätyttyä. Sinun on kuitenkin jälleen pystyttävä määrittämään säilytysaika, eli kuinka kauan tiedostoa säilytetään organisaation tenantissa ennen sen poistamista.
Vaikka teknisesti voidaan tehdä lähes mitä tahansa dokumenttien arkistoinnin tai poistamisen automatisoimiseksi, on automatisointia tärkeämpää määritellä dokumenttien hallintamalli. Sen pitäisi vastata peruskysymyksiin, kuten;
Voin melkein taata, että ilman omistajaa tiedostolle ei tapahdu mitään ja se unohdetaan SharePointin syvyyksiin. Varmista siis, että kaikkiin tiedostoihisi on merkitty omistaja ja että omistaja tietää, mitä tiedostolla pitäisi tehdä sen jälkeen, kun niitä ei enää käytetä aktiivisesti. Tällä on enemmän vaikutusta organisaatiosi sisäisen tiedon laatuun kuin minkäänlaisella automaatiolla koskaan!
Toivon, että olet nauttinut näiden artikkelien lukemisesta tai ainakin ne ovat antaneet sinulle lisätietoja siitä, mikä tekee SharePointista on ”ihan oikean” dokumentinhallintajärjestelmän. Nämä artikkelit eivät kuitenkaan kata kaikkea - SharePointissa on satoja muitakin ominaisuuksia, jotka liittyvät tiedostojen hallintaan, ja niistä oppiminen on ollut oma matkansa myös minulle. Olen edelleen tällä matkalla ja Microsoft varmistaa jatkuvalla kehityksellään, että matka jatkuu edelleen. Tulevat kuukaudet ja vuodet ovat erityisen mielenkiintoisia, kun SharePoint Premium sekä M365 Copilot astuvat kuvaan!
Sari Soinoja
Silmäni alkavat loistaa ja kädet liikkua, kun pääsen kertomaan M365-alustan uusista mahdollisuuksista ja tavoista hyödyntää niitä. Autan mieluusti ja olen kartuttanut kokemusta monenlaisista liiketoiminnoista sekä eri roolien kanssa yhdessä tekemisestä. Puhun mielelläni niin webinaareissa kuin live-yleisön edessäkin rakastamistani aiheista, kuten Microsoft 365:stä, modernista työstä tai dokumentinhallinnasta ja metatiedoista.