Nykytilan kartoitus - Miksi ottaa ensin askel taaksepäin?

”Meillä ei ole selkeää suunnitelmaa kaikesta, mitä pitäisi tehdä”

”Meillä ei ole selkeää kuvaa ja ymmärrystä käyttäjäryhmien kokemuksista”

Nämä kommentit kuvastavat osuvasti asiakkaiden haasteita ja tilannetta ennen nykytilan kartoitusta.  

Nykytilan kartoitus tarjoaa kyydin organisaation viestinnän tai yhteistyön nykytilaan helikopteriperspektiivissä. Työpajojen, haastatteluiden ja kyselyiden avulla saadaan kerättyä laajasti dataa erilaisista rooleista ympäri organisaation, mikä mahdollistaa keskittymisen oikeiden ongelmien ratkaisuun.

Perinteiset teknologisiin muutoksiin painottuvat intra-, tiimityö- ja sisäisen viestinnän kehitysprojektit eivät usein itsessään tuo haluttua muutosta. Muutos vaatii jotain, joka pysäyttää, oivalluttaa ja antaa kestävämpää pohjaa toimintatapojen kehittämiselle. Kun tätä ajatusta rikastetaan palvelumuotoilun näkökulmasta, päästään olennaisten kysymysten äärelle: mikä on asiakkaan todellinen tarve? Sen sijaan, että lähdettäisiin suoraan juoksemaan, pysähdytään ja istutaan yhdessä alas luoden todellista kuvaa nykytilanteesta.

Nykytilan kartoituksen rakennuspalikat  

Nykytilan kartoitus koostuu kolmesta osa-alueesta: nykytilan kartoituksesta, inspiraatio-osiosta ja tiekartan tekemisestä. Nykytilan kartoitus toteutetaan työpajoin, haastatteluin ja sitä voidaan myös laajentaa täsmennetyillä kyselyillä. Tällä tavoin aktivoidaan laaja joukko ihmisiä ympäri organisaation, ja saadaan kattava kuva nykytilanteesta haasteineen, huomioiden organisaation erilaiset roolit ja käyttäjäryhmät, kuten lokaatiot tai toimintaympäristöt.

Toinen osuus, inspiraatio, keskittyy tärkeimpiin haasteisiin ratkaisukeskeisesti ja antaa parempaa ymmärrystä siitä, mikä kaikki on mahdollista. Hienointa inspiraatiovaiheessa on nähdä, kuinka projektiryhmäläisten lamput syttyvät ja heidän välilleen muodostuu yhteinen ymmärrys, mitä yhteisillä toimintatavoilla ja modernilla teknologialla on mahdollista saavuttaa.

Kolmas osuus on tiekartan tekeminen. Tiekarttavaiheessa keskitytään konkretiaan yhdistämällä tekemisen haasteet tulevaisuuden tavoitteisiin sekä visioon. Avainasemassa on yhteinen määrittely: millä ratkaisuilla pääsemme kohti haluttuja tavoitteita. Minkälaisella aikavälillä matkaa kuljetaan? Kuka tai ketkä vastaavat mistäkin tiekartan teemasta?

Mitä hyötyä on nykytilan kartoituksesta?  

Nykytilan kartoitus varmistaa, että työskentelemme oikeiden asioiden ja ongelmien parissa. Sen avulla myös varmistamme, että emme ota turhia harha- tai sivuaskelia pistemäisten projektien ympärillä, vaan kehityskohteet priorisoidaan ja validoidaan osaksi kokonaisvaltaista tiekarttaa. Monesti nykytilan kartoituksen aikana paljastuukin, että todellinen tarve ja ratkaistavat ongelmat ovat varsin erilaisia, kuin alkuperäinen - usein tekniseltä pohjalta lähtenyt - tarve.  

Meltlaken asiantuntijoilla on kertynyt valtavasti kokemuksia siitä, miten modernia työtä on onnistuneesti kehitetty eri organisaatioissa. Tämän syvällisen asiantuntemuksen avulla pystymme suoraan sanomaan, mitä kannattaa tehdä ja mitä ei, jotta fokus pysyy oikeissa asioissa ja oikeissa, validoiduissa ongelmissa.  

Tiekartan tarkoituksena on varmistaa pitkäjänteinen tekeminen esimerkiksi kolmen vuoden aikajanalle, pilkkoen sen konkreettisiin teemoihin esimerkiksi kvartaaleittain. Kun tekeminen on pilkottu pienempiin osiin, kaikki osapuolet tietävät, mitä seuraavaksi on tulossa, ja näin myös resursseja pystytään hyödyntämään mahdollisimman tehokkaasti. Tällä varmistetaan muutoksen vieminen käytäntöön suunnitellussa aikataulussa.

Tyypillinen haaste organisaatioissa on modernin työn ja esimerkiksi sisäisen viestinnän kokonaisuuden omistajuuden puute. Nykytilan kartoituksella pystymme varmistamaan, että valituille teemoille löytyy omistaja. Omistajan löytäminen mahdollistaa vahvemman yhteisen sitoutumisen pitkäjänteiseen muutokseen jo varhaisessa vaiheessa.  

Opit nykytilan kartoituksesta

Askel taaksepäin kannattaa. Jokainen sisäisen viestinnän tai tiimityöskentelyn kehitysprojekti, intranet-projektit mukaan lukien, pitäisi aloittaa nykytilan kartoituksella. Pienelläkin panoksella voi päästä pitkälle ja luoda pohjaa kestävämmälle muutokselle. Nykytilan kartoitus pureutuu asiakkaan oikeisiin ongelmiin, mikä tuo lisäarvoa ja pitää tekemisen oikeilla raiteilla.  

Yksi tärkeimmistä onnistumisen mittareista muutoksessa on johdon ja avainhenkilöiden sitoutuminen yhteiseen visioon ja tavoitteisiin. Kun tarvittavat henkilöt ovat mukana projektissa alusta alkaen, muodostuu yhteinen ymmärrys sekä nykytilasta että tulevaisuuden tavoitteista. Johdon ja avainhenkilöiden kanssa rakennetaan tiekartan myötä yhteinen sanoitus, miten valitut toimenpiteet tukevat koko organisaation strategisia hankkeita ja tavoitteita.