Sisäisen viestinnän positiointi tuo vaikuttavuutta ja tehoa työyhteisöviestintään

Tämä blogi on julkaistu alunperin 18.11.2022 ja tuotu tähän päivään päivittämällä tekstiä sekä lisäämällä asiaa itse teknologioista.

"Viestit eivät tavoita meidän ihmisiä”

”Meillä on niin paljon eri viestintäkanavia, etten tiedä, mikä on oikea kanava tälle viestille”

Viestintä. Aihe, joka on aina ajankohtainen ja pinnalla erityisesti silloin, kun haasteita on ilmennyt. Viestintätyökaluja ja -kanavia on useita käytössä, mutta niiden roolit ovat usein epäselviä työntekijöille. Yhtenä ratkaisuna on sisäisen viestinnän positiointi. Aloitan avaamalla tarkemmin, mitä tarkoitetaan sisäisen viestinnän positioinnilla, käydään läpi viestinnän kolme eri tasoa, mitä hyötyä sisäisen viestinnän positioinnista on ja mitä olemme oppineet aiheesta.

Mitä sisäisen viestinnän positiointi tarkoittaa?

Sisäisen viestinnän positioinnilla tarkoitetaan sisäisessä viestinnässä käytettävien työkalujen ja kanavien roolien sekä käyttötarkoitusten määrittelyä. Monessa organisaatiossa sisäisen viestinnän, eli työyhteisöviestinnän, perusta on jo valmiina. Haasteena on se, että viestintäkanavat ja -tavat eivät usein ole selviä loppukäyttäjille, eli työntekijöille ei ole tuotu tarpeeksi selvästi esille niiden hyötyjä tai tarkoituksia ja mitä ne merkitsevät jokaisen henkilökohtaisen roolin ja työn kannalta. Siksi viestintäkanavien ja -tapojen kirkastaminen on usein tarpeellista.

Viestintää tarvitaan aina ja kaikki viestivät. On myös luonnollista, että viestinnällisiä asioita mietitään paljon organisaatioiden arjessa, mutta asioiden yhdistäminen ja kokonaisuuden miettiminen on monella keskeneräistä, koska teknologia kehittyy kovaa vauhtia eikä pysytä kärryillä, mitä kanavia käyttää tai mitä välineitä edes on kaikkinensa käytössä. Vaarana on myös mennä työkalukeskeisesti eteenpäin, jolloin käyttäjäkokemus saattaa kärsiä. Nykytilan kartoituksesta voi olla hyötyä työyhteisöviestinnän kehittämisessä.

Sisäisen viestinnän positioinnin voidaan sanoa olevan normaalia työtapojen kehittämistä, kun on ymmärretty, että asiat eivät enää toimi halutulla tavalla. Silloin on aika miettiä yhdessä, miten toimintaan ja mikä on järkevintä. Oman lisämausteen tuo se, että tämä vaatii jatkuvan resurssin eli sen on oltava jonkun agendalla jatkuvasti.

Viestinnän 3 tasoa ja niiden positiointi

Yritystason viestintä on yhtenäisiä käytäntöjä, kohderyhmien tavoittamista ydinviesteillä sekä tavoitteita. Se on toimintatapojen, toimintamallien ja teknologian kokonaisuus työyhteisöviestinnässä. Tarvitaan siis joku paikka, missä koko organisaatioita koskevat asiat, viestit jaetaan. Ratkaisuna on usein intranet-tyylinen ratkaisu.

Tiimitason viestinnän ytimessä puolestaan on, miten saan yhteyden tarvittaviin sidosryhmiin. Miten tavoitan oikeat ihmiset, miten materiaalia tuotetaan yhteistyössä, miten saadaan jaettua materiaalia tarvittaville henkilöille ja miten teen yhteistyötä muiden kanssa. Esimerkiksi Teams tarjoaa monipuolisen alustan niin tiimeille kuin erilaisille sidosryhmille yhteiseen työskentelyyn.

Henkilökohtaisen tason viestintä tarkoittaa, miten jokainen yksilö kokee olevansa osa työyhteisöä, miten pystyy vaikuttamaan asioihin, keskustelemaan muiden kanssa, verkostoitumaan ja tutustumaan ihmisiin – ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä on osoittautunut haasteelliseksi, sillä digitaaliset kohtaamiset eivät ole olleet luontevia ja rentoja meille suomalaisille. Sosiaalinen media -tyylinen vapaampi ja rento viestintä on kuitenkin tarpeen, koska se luo niin vahvempaa yhtenäisyyttä kuin yhteishenkeä sekä tuo mahdollisuuden erottua itse kovasta työhön liittyvästä viestinnästä. Yhden toimivan ratkaisun tähän tarjoaa Viva Engage.

Yhteenvetona, viestinnän tasot on huomioitava käyttäjälähtöisesti ja tarjottava sellainen viestintäkombinaatio, joka palvelee koko organisaatiota, mutta on ennen kaikkea selkeä käyttäjille. Viestinnän positioinnin avulla syntyy kirkas näkemys, miksi eri kanavia käytetään, mihin kanavia käytetään ja mistä mitäkin tietoa löytää.

Mitä hyötyä on sisäisen viestinnän positioinnista?

Laadukkaalla sisäisen viestinnän positioinnilla varmistetaan hyvä ja toimiva pohja sisäiselle viestinnälle. Se huomioi viestinnän eri tasot ja kohderyhmät sekä toimii yhteisenä kehittämisen työkaluna.

Työyhteisöviestintää pitää tarkastella siitä näkökulmasta, että sen avulla sitoutetaan ihmisiä niin organisaatioon kuin yhteistyöhön. Viestinnällä saadaan aikaan suoria liiketoimintavaikutuksia, jotka näkyvät mm. parempana asiakaspalveluna, työn sujuvuuden parantumisena, ajansäästöinä, yhteisöllisyyden parantumisena sekä työntekijäkokemuksen parantumisena. Viestintä tarjoaa perustan selkeille ja yhteisille toimintatavoille. Voidaan puhua myös viestinnän läpinäkyvyydestä ja avoimuudesta eli sen avulla luodaan yhteisöllisyyttä eikä siilouduta viestinnällisesti.

Hyötynä on myös se, että työntekijät ymmärtävät paremmin, mikä oma rooli on ja mitä heiltä odotetaan. Viestinnällä voidaan tuoda selkeyttä, johdonmukaisuutta sekä ymmärrystä työntekijäkokemukseen vaikuttaviin asioihin.

Työyhteisöviestinnän kehittäminen on jatkuva prosessi

Yksi isoimmista opeista on ollut se, että sisäisen viestinnän positiointia ja kehittämistä ei pitäisi katsoa projektina, vaan jatkuvana prosessina. Toisin sanoen, se vaatii pitkäjänteistä tekemistä. Viestinnän ollessa jatkuva prosessi, se saattaa myös vaatia oletettua enemmän työtä ja panostusta, mikä voi tulla yllätyksenä asiakkaille. Se voi näkyä resursointiongelmana, joka puolestaan hidastaa halutunlaista toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista.

Työyhteisöviestinnän kokonaisuudelle on myös aina nimettävä vastuuhenkilöt ja haettava yhteisomistajuutta esimerkiksi viestintä-, HR- ja IT-vastaavien osalta, koska viestintään tarvitaan sekä ihmisiä että teknologiaa. Näin asioita voidaan katsoa isommasta kuvasta ja jakaa tekemisiä helpommin pienempiin osiin ja tavoitteisiin.

Ihmiset on otettava mukaan jo alkumetreiltä asti, jotta asioita on helpompi vyöryttää eteenpäin ja sitä kautta saada ihmisiä sitoutumaan uuteen toimintamalliin. Jokaisesta organisaatiosta löytyy hedelmällistä maaperää eli innokkaita ja halukkaita muutosagentteja, joita kannattaa hyödyntää. He tuovat osaamisensa ja ideansa organisaation käyttöön, ja heidän avullaan voi vahvistaa koko organisaation sitoutumista, kun muutosmyönteiset agentit saavat olla mukana kehittämässä toimintaa ja viemässä arjen työtä helpottavia asioita käytäntöön.