Yksi vaniljainen moderni SharePoint-intra, kiitos!

Tämä artikkeli on julkaistu alunperin syksyllä 2023 ja julkaistaan nyt päivitettynä versiona uudelleen

Vanilja tarkoittaa monille "sitä tavallista" - aitoa, tuttua ja turvallista, ehkä jopa tylsää. Taidolla tehtynä se riittää kuitenkin jo sellaisenaan, ilman lisähöysteitä. Vanilja-intra on yritystason viestinnän toimiva pohja, jonka päälle on helppo rakentaa ja lisämaustaa erilaisilla mausteilla - työkaluilla kuten Teams ja Viva Engage, intranetin hallintamallilla ja työyhteisöviestinnän positioinnilla.  

Herkullinen ja toimiva intra vaatii saman kuin vaniljan valmistaminen: työtä ja aikaa. Ja toisaalta – jos vanilja ei maistu siltä miltä pitäisi ja rakenne tökkii, puutteita ei korvaa mikään suklaakastike tai pinkki strösseli.

Moderni SharePoint on maukas vanilja-intra

Vanilja-intrassa tieto löytyy keskitetysti yhdestä paikasta, ja se sisältää niitä sisältöjä ja asioita, joita käyttäjät sieltä odottavat löytävän. Visuaalisuus, toiminnot ja sisällöt ovat yleisimmät ainesosat, joita rohkeimmat sekoittavat keskenään, koristelevat strösseleillä ja makustelevat asioita yhdessä henkilöstön kanssa.

Vanilja-intranet toteutetaan suoraan modernin SharePointin omilla työkaluilla pilven päälle, jolloin päivitettävyys ja tulevaisuuden kehittäminen on helppoa, ketterää ja kustannustehokasta.  

SharePointin avulla on helppo jakaa tietoa, uutisia, tiedostoja sekä tehdä yhteistyötä vaivattomasti ja turvallisesti niin organisaation sisäisten kuin ulkoisten jäsenten kanssa. Yhteistyö saa ekstravivahteen ja työntekijöitä helpottavan ominaisuuden Teamsin integroitumisesta SharePointiin.    

Sokerina pohjalla on tehokas tiedonhaku ja älykkäät tavat löytää tietoa, osaamista ja asiantuntemusta. 

Intranetin koostumus perustuu helposti löydettävään sisältöön

Täydellinen vaniljajäätelö vaatii pehmeän koostumuksen. Myös toimivassa intranetissa rakenteen on palveltava niin organisaatiota kuin käyttäjiä.  

Valikot, sivut ja tiedostot on oltava loogisia ja helposti käyttäjien ulottuvilla. Kaikki tieto tulisi olla löydettävissä intrasta enintään kolmen klikkauksen päästä.

Hakutoiminnallisuus ja sen toimivuus on kuin kerma - yksi ei-niin-salainen mutta äärettömän tärkeä ainesosa vanilja-intrassa. Toimiva hakutoiminnallisuus helpottaa tarvittavan tiedon löydettävyyttä sekä ilahduttaa käyttäjää nopeudellaan ja vähäisellä työmäärällä.  

Muistisääntö numero 1: Kaikki tieto intrassa on tärkeä olla löydettävissä maksimissaan kolmen klikkauksen päässä.

Sisällöt kruunaavat maun

Intran sisältö on se, miksi ihmiset palaavat tai eivät palaa intraan. Sisältöihin kannattaakin lisätä sellaisia maustehippuja, jotka herättävät käyttäjän mielenkiinnon tai tarjoavat apua haluttuun asiaan.  

Moderniin intraan on myös helppo tehdä päivityksiä ja muokkauksia, jotta maku kestää aikaa. Informatiiviset sivut ovat tärkeitä, mutta niitä kannattaa höystää niin vapaammalla sisällöllä kuin visuaalisuudella.  

Tekoälyaikana ajankohtaisen ja validin sisällön merkitys on vain kasvanut, sillä tekoäly, Copilot, hakee tietoa olemassa olevista dokumenteista ja datasta.  

Intrassa piilee myös mainio mahdollisuus yhteisöllisyyden nostattamiseen. Tätä voi tehdä blogikirjoitusten ja kuvien avulla, joihin on mahdollista reagoida kommenttien ja tykkäyksien muodossa. Jokaisella on siis mahdollisuus jättää oma vivahde.  

Viva Engage (ex. Yammer) voi toimia herkullisena lisänä, joka tuo monipuolisuutta, epävirallisuutta sekä inhimillisyyttä. Näitä työkaluja hyödyntämällä voit luoda esimerkiksi työntekijöitä aidosti innostavan taukohaasteen!

Muistisääntö numero 2: Informatiivinen sisältö houkuttelee käyttäjiä, mutta kutkuta käyttäjien makuhermoja myös epävirallisilla ja kevyimmillä sisällöillä.

Visuaalisuus herättämässä käyttöhalua

Myös intran ulkoasun on houkuteltava käyttäjiä, ja siihen kannattaa lisätä yrityksen brändi-ilmettä tunnistettavan värimaailman avulla. Intra ilman brändin mukaista värimaailmaa ja visuaalisuutta aiheuttaa välittömiä allergiareaktioita koko käyttäjäjoukossa. Visuaalisuus tuo vivahteita intraan, mikä lisää viestinnän onnistumista ja työntekijöiden sitoutumista.  

Tämän hetken arvion mukaan syksyllä 2024 SharePointiin tulee uuden Brand Centerin kautta mahdollisuus lisätä omia teemoja ja fontteja, mikä lisää oman brändin näkyvyyttä entisestään.  

Muistisääntö numero 3: Hyödynnä visuaalisuutta ja yrityksen brändiä intrassa.

Lisäpotkua ja varmuutta tekemiseen analytiikasta

Analytiikka. Tuo mielenkiintoinen, mutta usein liian vähän käytetty lisämauste. Käyttäjien osalta analytiikalla voidaan esimerkiksi mitata aktiivisten käyttäjien määrää, kuinka usein intrassa käydään ja kuinka kauan intrassa on vietetty aikaa.  

Käyttäytymisen osalta puolestaan voidaan mitata esimerkiksi eniten vierailtuja sivuja, sekä sivunäyttöjen, tykkäysten ja kommenttien määrää.  

Analytiikka lisää ymmärrystä siitä, mikä toimii ja missä puolestaan on vielä parantamisen varaa. Tätä tietoa kannattaa lisämaustaa kyselyillä, jotka tuovat syvyyttä datalle.  

Muistisääntö numero 4: Hyödynnä analytiikkaa jatkuvasti ja tee sen perusteella tarvittavia muutoksia.

Intranetin hallintamalli saa intranetin maistumaan myös uudistuksen jälkeen

Pilvipohjainen moderni SharePoint tarjoaa mainion pohjan intranetin rakenteeseen, jonka päivitettävyys ja tulevaisuuden kehittäminen on helppoa ja kustannustehokasta.

Kun intraa ei teknologian takia tarvitse enää uudistaa muutaman vuoden välein, intranetin hallintamallilla varmistat, että intranet säilyy sekä sisällöllisesti että teknisesti ajan tasalla myös uudistusprojektin jälkeen.

Sisällön tuoreudesta kannattaa pitää huolta myös toteuttamalla aika ajoin hallintamallin mukainen sisältöauditointi, content audit, jotta sivustolta voi löytää myös turhia luonnossivuja, ilman omistajaa olevat sivut ja vaikka dokumentit, joista uupuu tarvittava metatieto.  

Moderni ja toimiva intra mahdollistaa avoimen ja läpinäkyvän työskentelyn, aiheuttamatta tarpeetonta taustamelua koko organisaatioon. Se siis sujuvoittaa työntekijöiden arjen työtä ja parantaa työntekijäkokemusta.

Laitetaanko yksi vanilja-intranet?  

Tule mukaan 28.5. kello 9:00 webinaariin kuulemaan miten niin modernista SharePointista kuin muista M365-sovelluksista ja Copilotista otetaan kaikki hyödyt irti ja tehostaan julkishallinnon työyhteisöviestintää!