Yksi vaniljainen moderni SharePoint-intra, kiitos!

Vanilja tarkoittaa monille "sitä tavallista" - aitoa, tuttua ja turvallista, ehkä jopa tylsää. Taidolla tehtynä se riittää kuitenkin jo sellaisenaan, ilman lisähöysteitä. Vanilja-intra on toimiva pohja, jota voi aina lisämaustaa erilaisilla mausteilla.  

Vanilja-intrassa tieto löytyy keskitetysti yhdestä paikasta, ja se sisältää niitä sisältöjä ja asioita, joita käyttäjät sieltä odottavat löytävän. Visuaalisuus, toiminnot ja sisällöt ovat yleisimmät ainesosat, joita rohkeimmat sekoittavat keskenään, koristelevat strösseleillä ja makustelevat asioita yhdessä henkilöstön kanssa.

Herkullinen ja toimiva intra vaatii saman kuin vaniljan valmistaminen: työtä ja aikaa. Ja toisaalta – jos vanilja ei maistu siltä miltä pitäisi, puutteita ei korvaa mikään suklaakastike tai pinkki strösseli.

Moderni SharePoint-intranet toteutetaan suoraan SharePointin omilla työkaluilla, jolloin päivitettävyys ja tulevaisuuden kehittäminen on helppoa, ketterää ja kustannustehokasta. SharePointin avulla on helppo jakaa tietoa, uutisia, tiedostoja sekä tehdä yhteistyötä vaivattomasti ja turvallisesti niin organisaation sisäisten kuin ulkoisten jäsenten kanssa. Sokerina pohjalla on tehokas tiedonhaku ja älykkäät tavat löytää tietoa, osaamista ja asiantuntemusta. 

Koostumus rakentuu helposti löydettävään sisältöön

Vaniljainen koostumus vaatii rakennetta. Rakenteen on palveltava niin organisaatiota kuin käyttäjiä. Valikot, sivut ja tiedostot on oltava loogisia ja helposti käyttäjien ulottuvilla. Kaikki tieto tulisi olla löydettävissä intrasta enintään kolmen klikkauksen päästä.

Hakutoiminnallisuus ja sen toimivuus on kuin kerma - yksi ei-niin-salainen mutta äärettömän tärkeä ainesosa vanilja-intrassa. Toimiva hakutoiminnallisuus helpottaa tarvittavan tiedon löydettävyyttä sekä ilahduttaa käyttäjää nopeudellaan ja vähäisellä työmäärällä.  

Muistisääntö numero 1: Kaikki tieto intrassa on tärkeä olla löydettävissä maksimissaan kolmen klikkauksen päässä.

Visuaalisuus herättämässä käyttöhalua

Intran ulkoasun on houkuteltava käyttäjiä, ja siihen kannattaa lisätä yrityksen brändi-ilmettä tunnistettavan värimaailman avulla. Intra ilman brändin mukaista värimaailmaa ja visuaalisuutta aiheuttaa välittömiä allergiareaktioita koko käyttäjäjoukossa. Visuaalisuus tuo vivahteita intraan, mikä lisää viestinnän onnistumista ja työntekijöiden sitoutumista.

_{SharePoint-sivustot kokevat tammikuussa 2024 muodonmuutoksen, missä viimein vastataan asiakkaiden tarpeisiin tuomalla ominaisuudet 2020-luvulle ja päivittämällä SharePoint-sivustojen ulkoasu niin, että käyttö tuntuu siltä kuin selaisi mitä tahansa nettisivua. Katso lisää aiheesta alla olevalta alle minuutin mittaiselta videolta.}

 Muistisääntö numero 2: Hyödynnä visuaalisuutta ja yrityksen brändiä intrassa.

_{SharePointiin on joulukuussa 2023 tulossa "Brand Center", joka on sisällöntuottajille suunnattu uusi ominaisuus. Brändikeskuksen avulla teet sisällöstä jatkossa enemmän brändisi mukaista tunnistettavaa virallista viestintää. Sen kautta pystyt muun muassa helposti käyttämään brändifonttia kaikessa sisällössä, mikä on aiemmin vaatinut hankalaa kustomointia. Katso lisää aiheesta alla olevalta alle minuutin mittaiselta videolta.}

Sisällöt kruunaavat maun

Intran sisältö on se, miksi ihmiset palaavat tai eivät palaa intraan. Sisältöihin kannattaakin lisätä sellaisia maustehippuja, jotka herättävät käyttäjän mielenkiinnon tai tarjoavat apua haluttuun asiaan. Moderniin intraan on myös helppo tehdä päivityksiä ja muokkauksia, jotta maku kestää aikaa. Informatiiviset sivut ovat tärkeitä, mutta niitä kannattaa höystää niin vapaammalla sisällöllä kuin visuaalisuudella.

_{Säästä aikaa ja vaivaa antamalla tekoälyn luoda ammattimaisesti taitetut SharePoint sivut puolestasi. Microsoft julkaisee Copilot -tekoälyn marraskuussa 2023. Katso lisää aiheesta alla olevalta minuutin mittaiselta videolta.}

Intrassa piilee myös mainio mahdollisuus yhteisöllisyyden nostattamiseen. Tätä voi tehdä blogikirjoitusten ja kuvien avulla, joihin on mahdollista reagoida kommenttien ja tykkäyksien muodossa. Jokaisella on siis mahdollisuus jättää oma vivahde. Viva Engage (ex. Yammer) voi toimia herkullisena lisänä, joka tuo monipuolisuutta, epävirallisuutta sekä inhimillisyyttä. Näitä työkaluja hyödyntämällä voit luoda esimerkiksi työntekijöitä aidosti innostavan taukohaasteen!

Muistisääntö numero 3: Informatiivinen sisältö houkuttelee käyttäjiä, mutta kutkuta käyttäjien makuhermoja myös epävirallisilla ja kevyimmillä sisällöillä.

Lisäpotkua analytiikasta

Analytiikka. Tuo mielenkiintoinen, mutta usein liian vähän käytetty lisämauste. Käyttäjien osalta analytiikalla voidaan esimerkiksi mitata aktiivisten käyttäjien määrää, kuinka usein intrassa käydään ja kuinka kauan intrassa on vietetty aikaa.  

Käyttäytymisen osalta puolestaan voidaan mitata esimerkiksi eniten vierailtuja sivuja, sekä sivunäyttöjen, tykkäysten ja kommenttien määrää. Analytiikka lisää ymmärrystä siitä, mikä toimii ja missä puolestaan on vielä parantamisen varaa. Tätä tietoa kannattaa lisämaustaa kyselyillä, jotka tuovat syvyyttä datalle.  

Muistisääntö numero 4: Hyödynnä analytiikkaa jatkuvasti ja tee sen perusteella tarvittavia muutoksia.

_{Microsoft julkaisee SharePointin "Start experiencen" päivityksen syyskuussa 2023. Päivitykseen tulee sisällöntuottajille suunnattuja ominaisuuksia, jotka pitävät sisällään muun muassa dashboardin (Insights), mihin sivuston analytiikka kerätään helposti tulkittavaan muotoon. Katso lisää aiheesta alla olevalta alle minuutin mittaiselta videolta.}

Intranetin hallintamalli saa intranetin maistumaan myös uudistuksen jälkeen

Pilvipohjainen moderni SharePoint tarjoaa mainion pohjan intranetin rakenteeseen, jonka päivitettävyys ja tulevaisuuden kehittäminen on helppoa ja kustannustehokasta. Kun intraa ei teknologian takia tarvitse enää uudistaa muutaman vuoden välein, Intranetin hallintamallilla varmistat, että intranet säilyy sekä sisällöllisesti että teknisesti ajan tasalla myös uudistusprojektin jälkeen.

_{Koska harvemmin SharePoint-sivujen rakentaminen/ylläpitäminen on vain yhden ihmisen vastuulla, Microsoft tulee helpottamaan yhdessä kehittämistä keväällä 2024 mahdollistamalla reaaliaikaisen yhteismuokkauksen sekä yksittäisten osioiden kommentoinnin, kuten Office 365 -tuotteissa. Katso lisää aiheesta alla olevalta alle minuutin mittaiselta videolta.}

Moderni ja toimiva intra mahdollistaa avoimen ja läpinäkyvän työskentelyn, aiheuttamatta tarpeetonta taustamelua koko organisaatioon. Se siis sujuvoittaa työntekijöiden arjen työtä ja parantaa työntekijäkokemusta.

Maistuuko teidän intranne vaniljalta vai kaipaako se kenties lisämausteita?