Neljä askelta sujuvampaan moderniin työhön

Moderni työ voidaan jakaa neljään eri teemaan: nykytilan kartoitukseen, sisäisen viestinnän positiointiin, tiimityön kehittämiseen sekä dokumentinhallintaan. Kun näihin neljään teemaan panostetaan, parannetaan toiminnan tehokkuutta, työn sujuvuutta sekä työntekijäkokemusta.

Julkaisimme aiemmin blogisarjan, joissa syvennyttiin modernin työn neljään eri teemaan: nykytilan kartoitukseen, sisäisen viestinnän positiointiin, tiimityön kehittämiseen sekä dokumentinhallintaan.  

Näihin neljään teemaan panostaminen parantaa toiminnan tehokkuutta, työn sujuvuutta sekä työntekijäkokemusta. Onnistuakseen ne vaativat usein hetkellisen pysähtymisen ja konkreettisen suunnitelman, jotta haluttu tulos tai muutos on mahdollista. Se on kuitenkin pieni hinta saatavissa oleville hyödyille.

Tästä artikkelista saat tiivistettynä nämä neljä teemaa.

Nykytilan kartoituksella viitoitat kehitystyön

Nykytilan kartoitus antaa arvokkaan ja kestävän pohjan toimintatapojen kehittämiselle. Kartoituksella saat priorisoidun listan kehityskohteista, joka helpottaa tekemistä niin lyhyessä kuin pitkässä juoksussa. Samalla varmistat, että turhat harha- tai sivuaskeleet pistemäisten projektien ympärillä jää ottamatta. Nykytilan kartoituksen hienous tulee myös siitä, että se aktivoi laajan joukon ihmisiä  läpi organisaation.  Se tarjoaa kattavan kuvan nykytilanteesta haasteineen, huomioiden organisaation erilaiset roolit ja käyttäjäryhmät sekä lokaatiot tai toimintaympäristöt.

Nykytilan kartoitus koostuu kolmesta osa-alueesta:  

  1. nykytilan kartoituksesta
  2. inspiraatio-osiosta ja  
  3. tiekartan tekemisestä

Nykytilan kartoitus toteutetaan työpajoin, haastatteluin ja sitä voidaan myös laajentaa täsmennetyillä kyselyillä. Inspiraatio-osio keskittyy tärkeimpiin haasteisiin ratkaisukeskeisesti ja antaa parempaa ymmärrystä siitä, mikä kaikki on mahdollista. Tiekarttavaiheessa keskitytään konkretiaan yhdistämällä tekemisen haasteet tulevaisuuden tavoitteisiin sekä visioon. Avainasemassa on yhteinen määrittely: millä ratkaisuilla pääsemme kohti haluttuja tavoitteita?

Tehosta sisäisen viestinnän toimivuutta

Sisäisen viestinnän positiointi tarjoaa tärkeän perustan sisäisen viestinnän onnistumiselle. Positioinilla taklaat sisäisen viestinnän tyypillisiä haasteita, kuten eri viestintätyökalujen ja -kanavien rooleja. Tyypillisimmät haasteet näkyvät arjessa, kun ei tiedetä, mikä on oikea kanava tai paikka viestinnälle. Sisäisen viestinnän positioinnin voi kiteyttää viestintätyökalujen ja -kanavien roolien määrittelyksi. Sisäisen viestinnän positiointi avaa viestinnän monikanavaisuuden ja -tasoisuuden ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi. Tämä säästää työntekijöiden aikaa ja vaivaa sekä parantaa työntekijäkokemusta.  

Kehitä tiimityötä

Tiimityön kehittäminen on erittäin laaja teema, joka pureutuu tiimin omiin tunnistettuihin haasteisiin. Haasteita voivat olla tiimin viestinnän toimivuus, yhteiset työskentelytavat sekä yhteisten prosessien toimimattomuus.

Tiimityön kehittämisen voi jakaa kahteen tapaan. Ensimmäinen on ns. perinteistä tiimityön kehittämistä ja toinen tapa keskittyy prosessien kehittämiseen. Oli kyseessä kumpi tapa tahansa, edetään asiassa ratkaisukeskeisesti palvelumuotoilun keinoin. Yksi suurimmista hyödyistä on tiimiä koskevien arkipäivän haasteiden ratkaiseminen. Fokus on tiimissä itsessään, ja työn kautta pureudutaan tiimin toimintaan. Lopputuloksena tiimin toiminta tehostuu, arjesta tulee sujuvampaa ja työntekijäkokemus paranee.  

Lisää arjen sujuvuutta dokumentinhallinnalla  

Dokumentinhallinnan tyypillinen haaste on, että etsittyä dokumenttia ei löydy – ainakaan helpolla. Se paljastaa, että dokumentinhallintaa ei ole mietitty sen tarkemmin; missä dokumentteja säilytetään, miten tietoa haetaan ja miten dokumentteja käsitellään.

Dokumentinhallinta vaatii usein toimintatavan muutoksen. Jos tätä ei oteta tosissaan eikä olla valmiita panostamaan toimintatapojen muutokseen, dokumentit tulevat löytymään vanhoista paikoista ja niiden kanssa tehdään samoja virheitä kuin aiemmin.